Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kalender-Abo überträgt Termine nur lesend über eine Internetadresse im iCalendar-Format, eine Synchronisation etwa über CalDAV auch in beide Richtungen.
- Führend für Fristen bleibt der Fristenkalender der Kanzlei; externe Kalender sind eine Kopie und ersetzen nicht die Fristenkontrolle, auf die es bei einer Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO ankommt.
- Wer Termine an Cloud-Kalender überträgt, muss die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO und Art. 32 DSGVO beachten und sollte Mandantennamen in Termintiteln vermeiden.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleiorganisation und Kanzleisoftware. Verwandte Themen: Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien und Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme.
Kalender-Abo oder Synchronisation?
Ein Kalender-Abo zeigt Termine aus der Kanzleisoftware nur lesend in Outlook, im Apple- oder im Google-Kalender an, eine Synchronisation überträgt Änderungen auch zurück. Welche Variante passt, hängt davon ab, wo Termine gepflegt werden sollen.
Beim Kalenderabonnement stellt ein Dienst eine Internetadresse mit iCalendar-Daten (ICS) bereit, die Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender in eigenen Abständen abrufen. Die Aktualisierungsintervalle hängen vom Anbieter, Konto, eingesetzten Client und dessen Version ab; eine sofortige Übernahme kurzfristiger Änderungen ist nicht garantiert. Ein solches Abo eignet sich deshalb nicht als alleinige Grundlage für fristkritische Zustellungen oder kurzfristig geänderte Gerichtstermine.
Eine Synchronisation, zum Beispiel über CalDAV oder eine Schnittstelle des Kalenderanbieters, gleicht Änderungen in beide Richtungen ab. Das ist bequemer, verlangt aber klare Regeln, welches System im Konfliktfall gilt. Für Fristen ist ein reines Lese-Abo meist die sicherere Wahl.
- Abo: nur lesend, einfach einzurichten, Aktualisierung mit Verzögerung
- Synchronisation: Änderungen in beide Richtungen
- Synchronisation: Konfliktregeln und mehr Einrichtungsaufwand nötig
Einrichtung in Outlook, Apple und Google
Für ein Kalenderabonnement kopieren Sie die von der Kanzleisoftware bereitgestellte ICS-Adresse und fügen sie im Zielprogramm als Internetkalender beziehungsweise Kalenderabonnement hinzu. Die genauen Menüpfade unterscheiden sich zwischen Outlook (klassisch oder neu), Apple Kalender und Google Kalender und ändern sich mit Programmversionen. Richten Sie die Synchronisation daher nach der aktuellen Anbieterhilfe ein und prüfen Sie die tatsächliche Aktualisierung mit einem Testeintrag.
In Outlook finden Sie die Funktion unter „Kalender hinzufügen“ und dort unter „Aus dem Internet“ oder „Aus dem Web abonnieren“. Im Apple-Kalender auf dem Mac wählen Sie „Neues Kalenderabonnement“; auf iPhone und iPad fügen Sie in den Kalender-Einstellungen unter „Accounts“ ein Kalenderabo hinzu. Im Google Kalender nutzen Sie bei „Weitere Kalender“ die Option „Per URL“.
Für eine Synchronisation per CalDAV brauchen Sie meist Serveradresse, Benutzername und ein eigenes App-Passwort. Behandeln Sie die Abo-Adresse wie ein Passwort: Wer sie kennt, kann den Kalender lesen. Geben Sie sie nicht weiter und lassen Sie sie neu erzeugen, wenn ein Gerät verloren geht.
- Abo-Adresse in der Kanzleisoftware kopieren
- im Kalender als Internetkalender hinzufügen
- Namen und Farbe vergeben
- mit einem Testtermin prüfen
- Adresse bei Geräteverlust neu erzeugen
Was im Kalender geändert werden darf
Im externen Kalender sollten Sie nur eigene Termine ändern; Termine und Fristen aus der Kanzleisoftware bearbeiten Sie ausschließlich dort. Beim Abo ist das technisch vorgegeben, bei einer Synchronisation müssen Sie es organisatorisch regeln.
Der Fristenkalender der Kanzlei sollte gegenüber privaten Kalenderkopien führend bleiben. Der BGH verlangt von elektronischen Fristenkalendern eine der manuellen Kalenderführung vergleichbare Überprüfungssicherheit und Kontrollen gegen Eingabe- und Datenverarbeitungsfehler (BGH, Beschluss vom 28. Februar 2019 – III ZB 96/18). Wird eine Frist ausschließlich in einer ungesicherten Kalenderkopie geändert, kann die ordnungsgemäße Fristenorganisation gefährdet sein.
Prüfen Sie außerdem, welche Angaben in den externen Kalender gelangen. Mandantennamen und Sachverhaltsdetails in Termintiteln landen bei Cloud-Anbietern und auf privaten Geräten. Mit Blick auf § 43a Abs. 2 BRAO und Art. 32 DSGVO sind neutrale Titel aus Aktennummer und Terminart oft die bessere Wahl.
Häufige Fragen kurz beantwortet
Kalender-Abo oder Synchronisation?
Ein Kalender-Abo zeigt Termine aus der Kanzleisoftware nur lesend in Outlook, im Apple- oder im Google-Kalender an, eine Synchronisation überträgt Änderungen auch zurück. Welche Variante passt, hängt davon ab, wo Termine gepflegt werden sollen.
Wie richte ich ein Kalenderabonnement per ICS in Outlook, Apple und Google ein?
Für ein Kalenderabonnement kopieren Sie die von der Kanzleisoftware bereitgestellte ICS-Adresse und fügen sie im Zielprogramm als Internetkalender beziehungsweise Kalenderabonnement hinzu. Die genauen Menüpfade unterscheiden sich zwischen Outlook (klassisch oder neu), Apple Kalender und Google Kalender und ändern sich mit Programmversionen. Richten Sie die Synchronisation daher nach der aktuellen Anbieterhilfe ein und prüfen Sie die tatsächliche Aktualisierung mit einem Testeintrag.
Was darf ich im synchronisierten Kalender der Kanzleisoftware ändern?
Im externen Kalender sollten Sie nur eigene Termine ändern; Termine und Fristen aus der Kanzleisoftware bearbeiten Sie ausschließlich dort. Beim Abo ist das technisch vorgegeben, bei einer Synchronisation müssen Sie es organisatorisch regeln.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
- § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.