Kein weiterer digitaler Aktenschrank, sondern ein Werkzeug, das Arbeit abnimmt. Acht Vorteile, und an jedem steht, wo der Mensch entscheidet.
Erst lokale Intelligenz, dann KI nach Ihrer Freigabe
RA-Flow arbeitet auf zwei Ebenen. Die erste ist unsere selbst entwickelte lokale Intelligenz: Sie arbeitet regelbasiert und lernfähig vollständig in RA-Flow, auf unseren Servern in deutschen Rechenzentren, ohne externen KI-Anbieter. Sie erkennt die Akte zu jeder E-Mail, liest Anhänge, findet Fristhinweise in der Post, schlägt aus einem Schreiben eine neue Akte vor, sortiert Dokumente ein, prüft Unterlagen gegen Ihre Checklisten, sucht nach Bedeutung und beantwortet über Daria Fragen zur Akte.
Bei diesen lokalen Funktionen werden nach dem beschriebenen Konzept keine Mandatsdaten an einen externen KI-Anbieter übermittelt. Die datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Pflichten der Kanzlei, insbesondere Art. 28 DSGVO und § 43e BRAO, bleiben davon unberührt. Die zweite Ebene sind KI-Sprachmodelle externer Anbieter für Aufgaben, die echtes Sprachverständnis brauchen, etwa Entwürfe und Zusammenfassungen. Sie schalten sie nur dort dazu, wo sie wirklich hilft: je Funktion, pseudonymisiert und nach Ihrer Freigabe.
- Selbst entwickelt, läuft vollständig in RA-Flow
- Keine Übermittlung an externe KI-Anbieter bei diesen lokalen Funktionen
- Lernt aus den Korrekturen Ihres Teams, einsehbar und widerrufbar
- KI-Sprachmodelle als zweite Ebene, je Funktion zuschaltbar
Wo Sie entscheiden: Was die lokale Intelligenz erkennt, ist ein Vorschlag. Fristen, Zuordnungen in der Akte und neue Akten bestätigen Sie.
Posteingang: erst lokal erkannt, KI für schwierige Fälle
E-Mails, beA-Nachrichten, E-POST, gescannte Briefe und Faxe laufen in einem zentralen Posteingang zusammen. Scans werden per Texterkennung lesbar gemacht. Auf der ersten Ebene arbeitet die lokale Intelligenz, auf unseren Servern und ohne externen KI-Anbieter: Sie erkennt die Akte zu jeder E-Mail über das eigene Aktenzeichen, das des Gerichts oder der Gegenseite und über Namen, liest auch Anhänge und findet Fristhinweise wie Zustelldatum, Zustellart und Fristart. Markieren Sie ein nicht erkanntes Aktenzeichen einmal, erkennt RA-Flow es beim nächsten Mal.
Für schwierige Fälle schalten Sie auf der zweiten Ebene die KI-Vorsortierung zu, immer pseudonymisiert und nach Ihrer Freigabe: Sie schlägt bei unklarer Post eine Akte vor, ordnet das Schriftstück ein, etwa als Klageerwiderung oder Kostenfestsetzungsbeschluss, und erkennt Fristen auch in frei formulierten Texten. Vorfrist und Frist berechnet RA-Flow nach Ihren Kanzleistandards und legt sie als Entwurf in den Kalender der zuständigen Person. Wird ein elektronisches Empfangsbekenntnis verlangt, bereitet RA-Flow auch dieses vor. Abgegeben wird es von Ihnen.
- Ein Posteingang für alle Kanäle
- Ebene 1: Akte und Fristhinweise lokal erkannt, ohne externen KI-Anbieter
- Ebene 2: KI-Vorsortierung für schwierige Fälle, zuschaltbar
- Frist und Vorfrist als Entwurf, eEB vorbereitet
Wo Sie entscheiden: Sie prüfen die Vorarbeit und bestätigen mit einem Klick. Ob sicher erkannte E-Mails sofort zugewiesen werden, stellt Ihre Kanzlei ein; in der Akte abgelegt werden sie erst nach Bestätigung. Die KI-Vorsortierung schalten Sie je Funktion ein oder aus. Fristen gelten erst nach der Bestätigung durch einen Menschen.
KI nutzen, ohne Klarnamen preiszugeben
Leistungsstarke Sprachmodelle schreiben Entwürfe, fassen zusammen und prüfen Argumente. Für Kanzleien stellt sich dabei die Datenschutzfrage. RA-Flow löst sie mit einer reversiblen Pseudonymisierung: Bevor ein Text an ein Sprachmodell geht, ersetzt RA-Flow Namen, Beträge und andere sensible Angaben durch konsistente Platzhalter, zum Beispiel wird aus „Müller“ durchgehend „Person_A“ und aus „15.000 Euro“ „Betrag_X“.
Das Sprachmodell arbeitet mit dem vollen fachlichen Kontext, sieht aber keine Klarnamen. Seine Antwort übersetzt RA-Flow automatisch zurück in die echten Angaben. Die Pseudonymisierung läuft in RA-Flow selbst, in deutschen Rechenzentren, und lernt aus den Korrekturen Ihres Teams.
- Konsistente Platzhalter für Namen, Beträge und sensible Angaben
- Automatische Rückübersetzung des Ergebnisses
- Läuft in RA-Flow, gehostet in Deutschland
- Lernt aus Markierungen Ihres Teams, einsehbar und widerrufbar
Wo Sie entscheiden: Vor jedem Auftrag sehen Sie, welche Angaben übermittelt werden. Von der KI erstellte Schreiben verlassen die Kanzlei erst nach Ihrer Freigabe.
E-Rechnung ab Werk und eine Buchhaltung, die Fehler verzeiht
RA-Flow erstellt Honorarrechnungen nach RVG und Zeithonorar als XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD, hängt sie an die E-Mail an oder stellt sie zum Herunterladen bereit. Vor dem Ausstellen prüft RA-Flow die E-Rechnung mit dem KoSIT-Validator. Eingehende E-Rechnungen nach EN 16931 lesen Sie hoch oder direkt aus dem Posteingang ein: RA-Flow zeigt Rechnungssteller, Positionen, Steuer und Bankverbindung übersichtlich an und übernimmt sie auf Wunsch als Auslage in die Akte. Damit ist die E-Rechnungspflicht kein Zusatzprojekt, sondern Alltag.
Das Hauptbuch ist fehlerverzeihend: Ein falsch zugeordneter Zahlungseingang lässt sich mit einem Klick nachvollziehbar stornieren und neu buchen, ohne dass die Buchhaltung in eine Sackgasse gerät. Jede Änderung steht im Protokoll. Kontoauszüge als CAMT.053, MT940 oder CSV lesen Sie ein, und RA-Flow ordnet die Zahlungen Rechnungen und Forderungen zu. Im Stapelmodus entstehen hunderte Rechnungen auf einmal, zum Beispiel für Inkassomandate. Sie werden auf Plausibilität geprüft und per E-Mail oder über das beA versendet. Den Versand über das beA bestätigen Sie persönlich.
- XRechnung 3.0 und ZUGFeRD für ausgehende Rechnungen
- Eingehende E-Rechnungen lesbar dargestellt
- Storno und Neubuchung mit einem Klick, lückenlos protokolliert
- Bankimport mit Zahlungsabgleich
- DATEV-Export für die Steuerberatung
Wo Sie entscheiden: Welche Rollen Rechnungen erstellen und ausstellen, legt Ihre Kanzlei fest, auf Wunsch mit Freigabe durch eine zweite Person.
Mahnverfahren und Vollstreckung als Pipeline
Zwangsvollstreckung ist hoch repetitiv. RA-Flow führt sie wie eine Pipeline: Das Forderungskonto rechnet Zinsen nach § 288 BGB, Nebenkosten und Teilzahlungen laufend mit. Je nach Stand des Mandats schlägt RA-Flow die nächste Maßnahme vor, etwa Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid oder Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, und befüllt die Formulare.
Im Massengeschäft bündelt RA-Flow hunderte Mahnanträge in einer Datei für den elektronischen Datenaustausch mit dem Mahngericht. Eingereicht wird diese Datei von Ihnen, autorisiert über den sicheren Übermittlungsweg nach § 130a ZPO. Rückmeldungen wie Zustellungsnachrichten oder Widersprüche liest RA-Flow maschinell aus und bereitet den nächsten Schritt vor.
- Forderungskonto mit Zinsen, Kosten und Teilzahlungen
- Vorschlag der nächsten Maßnahme, Formulare vorbefüllt
- Mahnanträge gebündelt für die elektronische Einreichung
- Gerichtsrückmeldungen automatisch ausgewertet
Wo Sie entscheiden: Vollstreckungsmaßnahmen und Einreichungen löst RA-Flow nie allein aus. Sie prüfen das Dokument und geben es frei, mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit Ihrer persönlichen Bestätigung aus Ihrer beA-Sitzung.
Von der Website-Anfrage zur Akte
RA-Flow stellt Ihnen ein Chat-Widget für Ihre Kanzlei-Website bereit. Es erfasst den Sachverhalt über strukturierte Fragen oder wahlweise im Gespräch mit einem KI-Chat, qualifiziert Anfragen vor und sammelt die nötigen Unterlagen. Bevor ein Sprachmodell die Eingaben verarbeitet, pseudonymisiert RA-Flow Namen und andere personenbezogene Angaben; Freitextantworten werden verschlüsselt gespeichert. Jede Anfrage landet als Kontakt im Mandanten-CRM: mit Phasen von der neuen Anfrage über Beratung und Mandatsangebot bis zum erteilten Mandat, mit Verlauf, Wiedervorlagen und Zuständigkeit. E-Mails an den Kontakt schreiben Sie mit den Vorlagen der Kanzlei, und Antworten des Kontakts erscheinen in seinem Verlauf.
Im Hintergrund laufen Kollisionsprüfung und Abgleich mit der EU-Finanzsanktionsliste; die Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz ersetzt er nicht. Nehmen Sie das Mandat an, wird aus dem Kontakt mit einem Klick eine Kanzleiakte. Vollmacht, Datenschutzhinweise, Mandatsbedingungen und Stammdatenbestätigung erhält der Mandant als Onboarding-Paket im Mandantenportal und unterschreibt sie in einem Zug, mit einfacher elektronischer Unterschrift und Prüfprotokoll. Bereits bestehende Signaturanbieter können auf Wunsch angebunden werden. Fehlt ihm noch ein Portal-Zugang, richtet RA-Flow ihn dabei ein.
- Chat-Widget für Ihre Website, wahlweise mit KI-Chat
- Mandanten-CRM mit Phasen, Verlauf und Wiedervorlagen
- Kollisionsprüfung und Abgleich mit der EU-Sanktionsliste
- Onboarding-Paket mit einfacher elektronischer Unterschrift
Wo Sie entscheiden: Ob ein Mandat angenommen wird, entscheiden immer Sie. Kontakte ohne Mandat schlägt RA-Flow nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zur Löschung vor; gelöscht wird erst nach Bestätigung der Administration.
Kanzleisteuerung mit Deckungsbeitrag
RA-Flow verwaltet Urlaub, Fehlzeiten und Vertretungen Ihres Teams und verknüpft sie mit der Fristenkontrolle. Läuft eine Frist ab, während die zuständige Person abwesend ist, warnt RA-Flow rechtzeitig.
Nach Abschluss einer Akte vergleicht die Nachkalkulation die erfassten Arbeitsstunden mit den abgerechneten Gebühren. So sehen Sie den tatsächlichen Stundensatz und den Deckungsbeitrag je Mandant und Dezernat, als Grundlage für eine Kanzleisteuerung nach Zahlen.
- Urlaub, Fehlzeiten und Vertretungen
- Warnung bei Fristablauf während einer Abwesenheit
- Effektiver Stundensatz je Akte
- Deckungsbeitrag je Mandant und Dezernat
Wo Sie entscheiden: Die Zahlen sieht, wer die Rechte dafür hat, in der Regel die Kanzleileitung.
Umstieg ohne Migrationsprojekt
Die größte Hürde beim Wechsel ist die Datenübernahme. Je nach Größe der Kanzlei, Qualität der Altdaten und Umfang der Schnittstellen kann die Migration erheblichen organisatorischen und technischen Aufwand auslösen, etwa für Datenkonvertierung, Bereinigung, Tests und Parallelbetrieb. RA-Flow bringt dafür einen Datenimport mit KI-Zuordnung mit. Es liest die Exporte gängiger Kanzleiprogramme und aus DATEV ein. Die KI erkennt dabei nur die Struktur der alten Daten: Tabellen, Spaltennamen, Datentypen und pseudonymisierte Beispielwerte. Mandantendaten selbst sieht sie nie. Aus der erkannten Struktur entsteht eine Zuordnung von Akten, Beteiligten, Fristen, Terminen, Wiedervorlagen, offenen Posten und Dokumenten zum Datenmodell von RA-Flow.
Die eigentliche Übernahme der Datensätze läuft danach regelbasiert innerhalb von RA-Flow, in deutschen Rechenzentren. Bei der beschriebenen KI-gestützten Strukturanalyse sollen keine Klarnamen oder Originalbeträge an externe KI-Anbieter übermittelt werden. Eine Vorschau zeigt vorher, was übernommen wird, und ein Import lässt sich rückgängig machen. Dokumente übernehmen Sie als ZIP-Archiv mit einer Tabelle der Metadaten.
So wird der Wechsel nicht zum Monatsprojekt, und die Bindung an das bisherige System verliert ihren Schrecken.
- Einlesen der Exporte Ihres bisherigen Systems
- KI analysiert nur die Struktur, nie die Inhalte
- Regelbasierte Übernahme innerhalb von RA-Flow, gehostet in Deutschland
- Vorschau vor dem Import und Rückgängig danach
Wo Sie entscheiden: Vor der Übernahme prüfen Sie die vorgeschlagene Zuordnung. Übernommene Fristen werden wie jede andere Frist bestätigt.