Das Wichtigste in Kürze
- Die Kanzleiorganisation muss Fristversäumnisse durch Organisationsmängel ausschließen, denn das Verschulden des Anwalts wird der Partei nach § 85 Abs. 2 ZPO zugerechnet und steht einer Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO entgegen.
- Wer Kanzleisoftware oder IT-Dienstleister einsetzt, muss die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO, die Voraussetzungen des § 43e BRAO und die Vorgaben der DSGVO wahren.
- Zugriffsrechte, Wiedervorlagen, Kalender und Kennzahlen sind Werkzeuge der Organisation, die nur wirken, wenn Zuständigkeiten klar geregelt sind (Art. 32 DSGVO, § 11 BORA).
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber richtet sich an Kanzleiinhaber, Büroleitungen und alle, die in einer Anwaltskanzlei Abläufe gestalten. Er behandelt die Auswahl und den Wechsel einer Kanzleisoftware, die Vergabe von Rollen und Zugriffsrechten, die Organisation von Wiedervorlagen, die Anbindung externer Kalender und die Steuerung mit Kennzahlen.
Gute Organisation zeigt sich vor allem dann, wenn etwas schiefgeht: bei einer Vertretung, einem Personalwechsel oder einer knappen Frist. Software kann dabei helfen, ersetzt aber keine klaren Regeln. Jeder Beitrag verbindet deshalb praktische Hinweise mit den rechtlichen Anforderungen.
Maßstab sind vor allem die Anforderungen an eine verlässliche Fristenorganisation nach § 233 und § 85 Abs. 2 ZPO, die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO, die Einbindung von Dienstleistern nach § 43e BRAO, die Handaktenpflicht nach § 50 BRAO sowie die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO.
Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien
Die Wahl der Kanzleisoftware prägt die Arbeit für viele Jahre. Der Beitrag nennt die Funktionen, auf die Sie nicht verzichten sollten, die berufs- und datenschutzrechtlichen Prüfpunkte und die Kostenfragen, die oft erst beim Ausstieg sichtbar werden. Ausführlich: Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien.
Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme
Ein Softwarewechsel ist ein Projekt mit Risiken, vor allem für laufende Fristen. Sie lesen, wie Sie den Wechsel planen, Daten übernehmen und das Team so schulen, dass der Betrieb ohne Lücken weiterläuft. Ausführlich: Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme.
Rollen und Zugriffsrechte in der Kanzlei
Nicht jede Person in der Kanzlei muss jede Akte sehen. Der Beitrag zeigt, welche Rollen sich bewähren, wie Sie Zugriffe je Akte regeln und warum Rechte regelmäßig überprüft werden müssen. Ausführlich: Rollen und Zugriffsrechte in der Kanzlei.
Wiedervorlagen richtig organisieren
Wiedervorlagen halten Akten in Bewegung, sind aber keine Fristen. Hier erfahren Sie, wie sich beide unterscheiden, wie Sie Wiedervorlagen sinnvoll setzen und wie Folgewiedervorlagen Lücken verhindern. Ausführlich: Wiedervorlagen richtig organisieren.
Kanzleikalender mit Outlook, Apple und Google verbinden
Termine und Fristen sollen auch auf Rechner und Telefon sichtbar sein. Der Beitrag erklärt den Unterschied zwischen Kalender-Abo und Synchronisation, beschreibt die Einrichtung in gängigen Kalendern und klärt, was dort geändert werden darf. Ausführlich: Kanzleikalender mit Outlook, Apple und Google verbinden.
Kennzahlen für die Anwaltskanzlei
Kennzahlen machen sichtbar, wo Akten liegen bleiben und Honorare fehlen. Sie lesen, welche Zahlen zählen, wie Sie Daten sauber erfassen und wie aus einer Auswertung konkrete Maßnahmen werden. Ausführlich: Kennzahlen für die Anwaltskanzlei.
Alle Themen im Überblick
Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien
Worauf kommt es bei der Wahl einer Kanzleisoftware an? Fristen, Berufsrecht, Datenschutz, Kosten und Datenexport.
Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme
Wie gelingt der Umstieg auf eine neue Kanzleisoftware? Planung, Datenübernahme, Schulung und Parallelbetrieb.
Rollen und Zugriffsrechte in der Kanzlei
Wer darf was sehen? Rollen, Aktenteams und abgestufte Rechte in der Kanzleisoftware sinnvoll einrichten.
Wiedervorlagen richtig organisieren
Was unterscheidet Wiedervorlage und Frist, und wie organisieren Kanzleien Wiedervorlagen zuverlässig?
Kanzleikalender mit Outlook, Apple und Google verbinden
Wie kommen Termine und Fristen aus der Kanzleisoftware in den Kalender auf Rechner und Telefon? Abo und Synchronisation erklärt.
Kennzahlen für die Anwaltskanzlei
Welche Kennzahlen helfen bei der Kanzleisteuerung? Auslastung, Aktenbestand, Laufzeiten und Honorare im Blick.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Welche Funktionen sind bei der Kanzleisoftware unverzichtbar?
Unverzichtbar sind Aktenverwaltung, Fristen- und Terminkalender, beA-Anbindung, Dokumentenerstellung und Abrechnung nach dem RVG. Alles Weitere hängt von Größe, Rechtsgebieten und Arbeitsweise der Kanzlei ab. Erstellen Sie vor der Suche eine kurze Liste der Abläufe, die täglich vorkommen, und prüfen Sie jedes Angebot daran. Ausführlich: Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien.
Wie plane ich den Wechsel der Kanzleisoftware?
Planen Sie den Wechsel mit einem festen Stichtag, einer verantwortlichen Projektleitung und einer Liste aller Daten und Abläufe, die umziehen müssen. Ohne Plan entstehen Lücken, die oft erst Wochen später auffallen. Halten Sie für jeden Arbeitsschritt fest, wer verantwortlich ist und bis wann er erledigt sein muss. Ausführlich: Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme.
Welche Rollen braucht eine Kanzlei im Rechtekonzept?
Die meisten Kanzleien kommen mit wenigen Rollen aus: Berufsträger, Sachbearbeitung, Sekretariat, Buchhaltung und Administration. Eine Rolle bündelt die Rechte, die für eine Aufgabe typisch sind, damit sie nicht für jede Person einzeln vergeben werden müssen. Ausführlich: Rollen und Zugriffsrechte in der Kanzlei.
Wiedervorlage oder Frist?
Eine Frist ist ein rechtlich vorgegebener Zeitraum, dessen Versäumung Rechtsnachteile auslöst; eine Wiedervorlage ist ein selbst gesetzter Termin, zu dem eine Akte wieder vorgelegt wird. Beide gehören zur Kanzleiorganisation, aber nicht in dasselbe Verfahren. Ausführlich: Wiedervorlagen richtig organisieren.
Kalender-Abo oder Synchronisation?
Ein Kalender-Abo zeigt Termine aus der Kanzleisoftware nur lesend in Outlook, im Apple- oder im Google-Kalender an, eine Synchronisation überträgt Änderungen auch zurück. Welche Variante passt, hängt davon ab, wo Termine gepflegt werden sollen. Ausführlich: Kanzleikalender mit Outlook, Apple und Google verbinden.
Welche Kennzahlen zählen für Kanzleien?
Für die meisten Kanzleien zählen fünf Kennzahlen: Auslastung, Aktenbestand, Laufzeit der Akten, Honorarumsatz und offene Forderungen. Sie zeigen, ob die Kanzlei ausgelastet ist, ob Akten liegen bleiben und ob erbrachte Leistung auch bezahlt wird. Ausführlich: Kennzahlen für die Anwaltskanzlei.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
- § 85 ZPO – Wirkung der Prozessvollmacht
- § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 50 BRAO – Handakten
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.