Das Wichtigste in Kürze
- Ein Wechsel braucht einen Zeitplan mit Verantwortlichen, einen festen Stichtag und einen eigenen Plan für laufende Fristen.
- Bei der Datenübernahme müssen Handakten nach § 50 Abs. 1 BRAO und steuerrelevante Unterlagen nach § 147 AO vollständig und lesbar erhalten bleiben.
- Schulungen vor dem Stichtag und ein kurzer, klar begrenzter Parallelbetrieb senken das Risiko von Fristversäumnissen, die nach § 85 Abs. 2 ZPO der Partei zugerechnet würden.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleiorganisation und Kanzleisoftware. Verwandte Themen: Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien und Rollen und Zugriffsrechte in der Kanzlei.
Den Wechsel planen
Planen Sie den Wechsel mit einem festen Stichtag, einer verantwortlichen Projektleitung und einer Liste aller Daten und Abläufe, die umziehen müssen. Ohne Plan entstehen Lücken, die oft erst Wochen später auffallen. Halten Sie für jeden Arbeitsschritt fest, wer verantwortlich ist und bis wann er erledigt sein muss.
Legen Sie den Stichtag in eine ruhige Phase, nicht unmittelbar vor Urlaubszeiten oder den Jahreswechsel. Klären Sie früh die Kündigungsfrist beim bisherigen Anbieter und wie lange Sie nach Vertragsende noch lesend zugreifen können. Beziehen Sie Buchhaltung, Steuerberatung und externe IT-Dienstleister von Anfang an ein.
Besonders kritisch sind laufende Fristen. Legen Sie fest, welches System am Stichtag führend ist, und gleichen Sie den übernommenen Fristenbestand vollständig mit dem alten ab. Die Fristenkontrolle ist Teil der Kanzleiorganisation, deren Mängel eine Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO ausschließen können.
- Bestandsaufnahme von Daten und Abläufen
- Anbieterauswahl und Vertrag
- Testmigration mit Stichproben
- Schulung des Teams
- Stichtag und Umstellung
- Nachkontrolle der Fristen und offenen Posten
Daten übernehmen
Übernehmen Sie Daten zunächst in einer Testmigration, bevor Sie den Echtbetrieb umstellen. Prüfen Sie dabei stichprobenartig Akten, Beteiligte, Dokumente, Fristen und offene Posten auf Vollständigkeit und richtige Zuordnung.
Nicht alles lässt sich eins zu eins übertragen. Strukturierte Daten wie Adressen und Aktenstammdaten gelingen meist gut, Freitexte, Notizen, Wiedervorlagen und Buchungshistorien häufig schlechter. Entscheiden Sie bewusst, was übernommen, was archiviert und was im Altsystem nur noch gelesen wird.
Achten Sie auf Aufbewahrungspflichten. Handakten sind nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre aufzubewahren. Für steuerrelevante Unterlagen gelten nach § 147 Abs. 3 AO je nach Art grundsätzlich zehn, acht oder sechs Jahre, für Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre. Elektronische steuerrelevante Daten müssen während der Aufbewahrungszeit nach Maßgabe der GoBD verfügbar und gegebenenfalls maschinell auswertbar bleiben.
- Stammdaten von Akten und Beteiligten
- Dokumente mit Aktenzuordnung
- Fristen, Termine und Wiedervorlagen
- offene Posten und Buchungsdaten
- beA-Nachrichten und Eingangsbestätigungen
Team schulen und umstellen
Schulen Sie das Team vor dem Stichtag mit echten Arbeitsabläufen aus der eigenen Kanzlei, nicht mit allgemeinen Produktvorführungen. Wer am ersten Tag weiß, wie ein Posteingang, eine Frist und ein Schriftsatz im neuen System bearbeitet werden, arbeitet sicher weiter.
Benennen Sie Ansprechpersonen im Team, die tiefer geschult sind und Kolleginnen und Kollegen in den ersten Wochen unterstützen. Kurze Anleitungen für die häufigsten Abläufe helfen mehr als lange Handbücher. Sammeln Sie Fragen und Fehler zentral, damit Sie wiederkehrende Probleme erkennen und gezielt nachschulen können.
Ein Parallelbetrieb sollte kurz und klar begrenzt sein. Werden beide Systeme gleichzeitig gepflegt, weiß bald niemand mehr, wo der aktuelle Stand steht. Bewährt ist ein Stichtag, ab dem nur noch im neuen System gearbeitet wird, während das alte für Recherchen lesend verfügbar bleibt.
Häufige Fragen kurz beantwortet
Wie plane ich den Wechsel der Kanzleisoftware?
Planen Sie den Wechsel mit einem festen Stichtag, einer verantwortlichen Projektleitung und einer Liste aller Daten und Abläufe, die umziehen müssen. Ohne Plan entstehen Lücken, die oft erst Wochen später auffallen. Halten Sie für jeden Arbeitsschritt fest, wer verantwortlich ist und bis wann er erledigt sein muss.
Wie übernehme ich Daten beim Wechsel der Kanzleisoftware?
Übernehmen Sie Daten zunächst in einer Testmigration, bevor Sie den Echtbetrieb umstellen. Prüfen Sie dabei stichprobenartig Akten, Beteiligte, Dokumente, Fristen und offene Posten auf Vollständigkeit und richtige Zuordnung.
Wie schule ich das Team beim Wechsel der Kanzleisoftware?
Schulen Sie das Team vor dem Stichtag mit echten Arbeitsabläufen aus der eigenen Kanzlei, nicht mit allgemeinen Produktvorführungen. Wer am ersten Tag weiß, wie ein Posteingang, eine Frist und ein Schriftsatz im neuen System bearbeitet werden, arbeitet sicher weiter.
So erfüllt RA-Flow diese Kriterien
Angaben des Anbieters, Stand 31.10.2026. Details auf den Seiten Funktionen und Preise.
| Kriterium | RA-Flow |
|---|---|
| Datenübernahme | Datenimport mit Vorlagen für DATEV, RA-MICRO und Advoware |
| Testmigration und Parallelbetrieb | Als Pilotkanzlei kostenlose Migration; das bisherige System kann während der Pilotphase weiterlaufen |
| Schulung | Online-Einweisung des Teams zum Start, dazu Kontexthilfe und Benutzerhandbuch in der Software |
| Support | Montag bis Freitag 8–18 Uhr per Telefon, E-Mail und Supportticket; Reaktion in 2 Stunden, wenn der Betrieb steht |
| Fristen | Fristbeginn und -ende, Vorfrist und Notfrist je Akte, wahlweise mit Vier-Augen-Kontrolle |
| Ausstieg | Akten als ZIP-Archiv mit Protokoll und SHA-256-Prüfsummenliste, verschlüsselt mit AES-256; Auswertungen als CSV, Buchhaltung als DATEV-Buchungsstapel; Löschung auf Wunsch |
| Laufzeit und Kündigung | Mit 30 Tagen zum Abrechnungsende kündbar: bei monatlicher Abrechnung zum Monatsende, bei jährlicher zum Ende des Abrechnungsjahres |
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 50 BRAO – Handakten
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
- § 85 ZPO – Wirkung der Prozessvollmacht
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.