Kanzleisoftware aus der Anwaltspraxis
Die Kanzleisoftware, die Post zuordnet, Fristen vorschlägt und Ihrem Team Vorarbeit abnimmt.
Posteingang, Fristen, Akten und Abrechnung in einem Ablauf, mit Rollen und Freigaben, die Ihre Kanzlei festlegt. KI schalten Sie nur zu, wenn Sie sie brauchen: pseudonymisiert und nach Ihrer Freigabe, mit eigener Datenbank je Kanzlei und Servern in Deutschland.
Unverbindlich, an einem Beispiel aus Ihrem Rechtsgebiet. Antwort innerhalb von 2 Werktagen.
Pilotkanzleien gesucht: 6 Monate kostenfrei, Migration inklusive →
- Jede Frist bestätigt, wahlweise mit vier Augen
- Eigene Datenbank je Kanzlei
- KI nur mit pseudonymisierten Daten
- Server in Deutschland
Video
RA-Flow in 46 Sekunden
Vom Stapel am Empfang zum vorbereiteten Arbeitstag: Eingänge landen in der richtigen Akte, und auf „Mein Tag“ steht, was heute zu tun ist.
Was im Video zu sehen ist
- Ein Anwalt kommt in die Kanzlei. Am Empfang und auf seinem Schreibtisch stapeln sich Akten, E-Mails und Rückrufbitten.
- Sicht der ReFa: E-Mails und beA-Nachrichten landen automatisch in der richtigen Akte. Kein manuelles Speichern, kein Kopieren und Einfügen.
- Sicht des Anwalts: „Mein Tag“ zeigt sofort, was heute zu tun ist, etwa Fristen, notierte Termine und vorbereitete Aufgaben.
- Zum Schluss: Damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
Erkennt, ordnet zu und sucht ohne externen KI-Anbieter; KI für Entwürfe zuschaltbar
Jede Frist bestätigt, wahlweise durch eine zweite Person
Versand direkt aus RA-Flow, offene Empfangsbekenntnisse im Blick
Ihre Assistentin beantwortet Fragen zur Akte, findet Gesetze und Urteile, hilft bei der Bedienung und ordnet Uploads der richtigen Akte zu – getippt oder gesprochen.
So arbeitet RA-Flow
Eine Akte. Ein gemeinsamer Kontext. Klare Abläufe.
RA-Flow verwaltet nicht nur Akten, sondern organisiert die Arbeit daran. Post, Dokumente, Fristen, Termine, Aufgaben und Abrechnung gehören zum selben Mandat, und aus jedem Ereignis entsteht der nächste Schritt.
- Eingang
Ein Brief, eine E-Mail, ein Fax oder ein beA-Eingang kommt an. - Zuordnung
Der Eingang landet mit Zuordnungsvorschlag in der richtigen Akte. - Nächster Schritt
Daraus entstehen Frist, Aufgabe, Termin, Dokumentprüfung, Freigabe, Mandanteninformation oder Rechnung. - Zuweisung
Jeder Schritt wird der zuständigen Person oder einem KI-Agenten zugewiesen.
Jeder sieht, was bei ihm liegt
Rechte bestimmen, was jemand sehen und tun darf. Abläufe bestimmen, was als Nächstes passiert. Zuständigkeiten bestimmen, bei wem es liegt. Die Seite „Heute“ zeigt jedem sein Tagesgeschäft.
Die Akte als Mittelpunkt
Post, Dokumente, Fristen, Zeiten und Kosten hängen an der Akte, statt auf fünf Programme verteilt zu sein. So hat jeder Schritt denselben Kontext.
Nachvollziehbar
Automatisierung bleibt transparent: Jeder relevante Schritt ist im Aktenprotokoll nachvollziehbar, mit der Person, die ihn freigegeben hat.
Was RA-Flow anders macht
Kein weiterer digitaler Aktenschrank, sondern ein Werkzeug, das Arbeit abnimmt.
Gerade dort, wo Kanzleien Fachkräfte fehlen, übernimmt RA-Flow die Vorarbeit: vom Posteingang über die Abrechnung bis zur Vollstreckung, immer in den Grenzen, die Sie festlegen.
Posteingang: erst lokal, dann KI
E-Mail, beA, E-POST, Scan und Fax landen in einem Posteingang. Die lokale Intelligenz erkennt Akte und Fristhinweise, ohne externen KI-Anbieter; für schwierige Fälle schalten Sie die KI-Vorsortierung zu. Sie bestätigen mit einem Klick.
KI nutzen, ohne Klarnamen preiszugeben
Die reversible Pseudonymisierung ersetzt Namen, Beträge und andere sensible Angaben durch konsistente Platzhalter, bevor ein Sprachmodell den Text sieht, und setzt das Ergebnis danach automatisch wieder zusammen.
E-Rechnung ab Werk
Honorarrechnungen nach RVG und Zeithonorar als XRechnung oder ZUGFeRD, eingehende E-Rechnungen lesbar dargestellt, Kontoauszüge mit Zahlungsabgleich. Fehlbuchungen lassen sich mit einem Klick sauber stornieren und neu buchen.
Mahnverfahren und Vollstreckung als Pipeline
Das Forderungskonto rechnet Zinsen, Kosten und Teilzahlungen mit. RA-Flow schlägt die nächste Maßnahme vor, befüllt die Formulare und bündelt Mahnanträge, eingereicht mit Ihrer Autorisierung.
Von der Website-Anfrage zur Akte
Ein Chat-Widget für Ihre Website qualifiziert Anfragen vor und sammelt Sachverhalt und Unterlagen, mit pseudonymisierten Eingaben. Kollisionsprüfung und Abgleich mit der EU-Finanzsanktionsliste laufen mit, Vollmacht und Vergütungsvereinbarung gehen zur E-Signatur.
Kanzleisteuerung mit Deckungsbeitrag
Urlaub und Vertretungen sind mit den Fristen verknüpft. Nach Aktenabschluss zeigt die Nachkalkulation den effektiven Stundensatz und den Deckungsbeitrag je Mandat und Dezernat.
Umstieg ohne Migrationsprojekt
Die KI erkennt die Struktur der Exporte Ihres bisherigen Systems, ohne die Inhalte zu sehen. Die Übernahme von Akten, Adressen, Fristen und offenen Posten läuft danach regelbasiert in RA-Flow.
Alle Vorteile im Detail →
Wie jeder Vorteil funktioniert und wo der Mensch entscheidet.
Zwei Ebenen
Erst lokal, dann KI – dort, wo sie wirklich hilft.
RA-Flow arbeitet auf zwei Ebenen. Die erste ist unsere selbst entwickelte lokale Intelligenz: Sie erkennt, ordnet zu und sucht, regelbasiert und lernfähig, auf unseren Servern in deutschen Rechenzentren, ohne externen KI-Anbieter. Die zweite sind KI-Sprachmodelle externer Anbieter für Aufgaben, die echtes Sprachverständnis brauchen, etwa Entwürfe und Zusammenfassungen. Sie schalten sie je Funktion zu; jede Anfrage wird vorher pseudonymisiert und erst nach Ihrer Freigabe gesendet. Bei der lokalen Intelligenz werden nach dem beschriebenen Konzept keine Mandatsdaten an einen externen KI-Anbieter übermittelt. Die datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Pflichten der Kanzlei, insbesondere Art. 28 DSGVO und § 43e BRAO, bleiben davon unberührt.
Ebene 1: lokale Intelligenz, immer dabei
Posteingang: Akte erkennen
Ordnet jede eingehende E-Mail der richtigen Akte zu: über das eigene Aktenzeichen, das des Gerichts oder der Gegenseite und über die Namen der Beteiligten, mit Begründung und Einschätzung.
Posteingang: Anhänge lesen
Liest auch PDF, Word und gescannte Seiten im Anhang und prüft, ob Absender und Aktenzeichen zusammenpassen.
Posteingang: lernt mit
Ein einmal markiertes Aktenzeichen erkennt RA-Flow beim nächsten Mal; aus Korrekturen lernt die Erkennung je Absender.
Fristhinweise aus der Post
Erkennt Zustelldatum, Zustellart und Fristart, etwa „zugestellt am“ oder „binnen zwei Wochen“, und belegt den Fristvorschlag vor. Bestätigt wird von Ihnen.
Neue Akte aus einem Dokument
Gericht, Aktenzeichen, Beteiligte, Bezeichnung, Rechtsgebiet und Fristhinweis aus einem Schreiben oder einer E-Mail, als Vorschlag für die Aktenanlage.
Dokumente einsortieren
Ordner und Kategorie neuer Dokumente erkennt RA-Flow selbst, auch für Dateien ohne Akte in der Sammelablage. Jederzeit zurücknehmbar, lernt aus Korrekturen.
Unterlagen prüfen
Gleicht die Checklisten Ihrer Kanzlei je Aktenart mit den Dokumenten der Akte ab: vorhanden, nicht gefunden oder unklar, mit Belegen.
Suche nach Bedeutung
Die semantische Suche findet Stellen in Ihren Dokumenten, die zur Frage passen, auch wenn dort andere Wörter stehen.
Gesetze, Urteile und Zitate
Volltextsuche in Gesetzen und Urteilen; Zitate eines Schriftsatzes werden mit Ihrer eigenen Rechtsprechungssammlung abgeglichen.
Daria beantwortet Fragen zur Akte
„Nächste Frist Meier“, „offene Rechnungen“, „Sachstand“: Daria antwortet aus den vorhandenen Daten, mit einer Faktenkarte.
Schriftsätze dem Verfahren zuordnen
Aus dem Gerichtsaktenzeichen schlägt RA-Flow vor, zu welchem Verfahren der Akte ein Schriftsatz gehört.
Texterkennung und Vorschau
Gescannte Dokumente werden durchsuchbar, Office-Dateien als Vorschau angezeigt, beides auf dem eigenen Server.
Kanzleidaten aus dem Briefpapier
Bei der Einrichtung erkennt RA-Flow Anschrift, Bankverbindung, Steuer- und Kammerangaben aus Ihrem Briefpapier.
Ebene 2: KI-Sprachmodelle, wenn Sie sie zuschalten
Wo die lokale Intelligenz an Grenzen stößt, schalten Sie KI zur Unterstützung dazu: für Zusammenfassungen, Entwürfe von Schriftsätzen und Mandanteninformationen oder die Vorsortierung schwieriger Post.
- Je Funktion schaltbar: Ihre Administration schaltet jede KI-Funktion einzeln ein oder aus. Ausgeschaltet geht nichts hinaus.
- Pseudonymisiert: Namen, Beträge und andere personenbezogene Angaben werden ersetzt, bevor ein Text die Kanzlei verlässt. Besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO gelangen nie an die KI.
- Nach Freigabe: Sie sehen jede Anfrage in der pseudonymisierten Fassung und geben sie frei, bevor sie gesendet wird.
KI in Ihren Abläufen
KI arbeitet nicht neben Ihrer Kanzlei, sondern in Ihren Abläufen.
KI ist in RA-Flow kein zusätzliches Fenster neben der Kanzleisoftware. Sie arbeitet in derselben Akten-, Rechte- und Ablauflogik wie Ihr Team. Ein Vorgang, drei Ebenen:
Software
Struktur und Nachweis
Erfasst, ordnet zu, berechnet, erinnert und protokolliert.
KI-Agent
Vorarbeit und Tempo
Liest, fasst zusammen, erkennt Zusammenhänge und bereitet Ergebnisse vor, innerhalb der freigegebenen Grenzen.
Mensch
Entscheidung und Verantwortung
Prüft, entscheidet, gibt frei und übernimmt die fachliche Verantwortung.
Automatisierungsgrad
Sie bestimmen, wie weit RA-Flow gehen darf.
RA-Flow automatisiert nur innerhalb der Grenzen, die Ihre Kanzlei selbst festlegt, je Vorgang und von der Vorbereitung bis zur regelbasierten Ausführung. Die Verantwortung beginnt damit nicht erst im einzelnen Vorgang, sondern schon bei der Einrichtung der Abläufe.
Stufe 1
Vorbereiten
Daten zusammenstellen, nichts ändern. Etwa eine Akte zusammenfassen oder den Forderungsstand berechnen.
Stufe 2
Vorschlagen
Entwürfe und Vorschläge, nichts wird wirksam. Etwa eine berechnete Frist zur Bestätigung vorlegen.
Stufe 3
Nach Freigabe ausführen
Speichern, was jemand freigegeben hat. Etwa eine Wiedervorlage anlegen oder ein Dokument ablegen.
Stufe 4
Regelbasiert automatisch
Was Ihre Kanzlei als Regel festlegt, läuft ohne Einzelfreigabe. Etwa Eingangsbestätigungen oder der Versand von Vollmacht und Rechnung im standardisierten Verfahren.
Grenze
Immer beim Menschen
Fristen bestätigen. Von der KI erstellte Schreiben freigeben. Und jede Einreichung bei Gericht selbst auslösen, per qualifizierter Signatur oder persönlicher Bestätigung im beA.
Datenschutz durch Bauweise
Bevor KI Daten sieht, werden sie pseudonymisiert.
RA-Flow ersetzt Namen, Anschriften, Kontaktdaten und weitere personenbezogene Angaben durch Platzhalter, bevor ein Text an eine KI geht. Jede Art von Angabe erhält einen eigenen Platzhalter, sodass sich das Ergebnis der KI danach eindeutig wieder mit den echten Angaben zusammensetzen lässt. Vor jedem Auftrag sehen Sie, was übermittelt wird.
- Intelligent: Treffer werden auf Plausibilität geprüft. Gewöhnliche Wörter und Überschriften gelten nicht als Personen.
- Lernfähig: Was Ihr Team als falsch erkannt oder übersehen markiert, berücksichtigt die Erkennung beim nächsten Mal.
- Nur aus Ihren Markierungen: Gelernt wird ausschließlich aus dem, was Ihr Team markiert, nie aus den Texten selbst.
- Kontrollierbar: Jede gelernte Regel ist einsehbar, widerrufbar und protokolliert.
Beispiel
Ein Gerichtsschreiben mit Frist, Schritt für Schritt.
- Software
Das Schreiben des Gerichts geht per beA ein. RA-Flow erfasst es, schlägt die Akte vor und protokolliert den Eingang. - Software · Pseudonymisierung
Bevor der KI-Agent das Schreiben sieht, ersetzt die lernende Pseudonymisierung personenbezogene Angaben durch Platzhalter. - KI-Agent · vorbereiten
Liest das Schreiben, fasst es in drei Sätzen zusammen und erkennt, dass eine Frist zur Stellungnahme gesetzt ist. - KI-Agent · vorschlagen
Berechnet Frist und Vorfrist und legt sie zur Bestätigung vor. Dazu bereitet er einen Entwurf der Stellungnahme und eine Information für den Mandanten vor. - Mensch · Bestätigung
Eine Mitarbeiterin bestätigt die Frist. Ist das Vier-Augen-Prinzip eingeschaltet, prüft zusätzlich eine zweite Person. - Software
Notiert Frist und Vorfrist, weist die Aufgabe der zuständigen Anwältin zu und zeigt sie auf deren Seite „Heute“. - Mensch · Freigabe
Die Anwältin überarbeitet den Entwurf und gibt Stellungnahme und Mandanteninformation frei. - Mensch · Versand
Die Anwältin versendet persönlich, mit ihrem Namen. RA-Flow hält den Versand in der Akte fest, und der Mandant sieht die Information in seinem Portal.
Das Ergebnis: Die KI hat die Vorarbeit in Sekunden erledigt, ohne je einen Klarnamen zu sehen. Keine Frist gilt ohne menschliche Bestätigung, kein Schreiben der KI verlässt die Kanzlei ohne Freigabe, und jeder Schritt steht im Protokoll.
Standardisierte Verfahren
Hunderte Mandate. Ein Ablauf.
Gleichartige Mandate folgen in RA-Flow einem strukturierten, wiederholbaren Ablauf, für standardisierte Verfahren und Massenverfahren, etwa Dieselklagen. Die Routine übernehmen Software und KI-Agenten, die Entscheidungen treffen Sie.
- Anfrage über das Formular
Wer das Formular absendet, bekommt sofort eine Bestätigung per E-Mail. - Gegenseite und Frist vorgemerkt
Die Gegenseite folgt aus Ihren Regeln, die Frist aus dem Datum im Vorgang. - Freigabe durch die Anwaltschaft
Die Akte entsteht erst mit Ihrer Freigabe. Jede berechnete Frist wartet auf Bestätigung. - Unterlagen automatisch versendet
Vollmacht, Vertrag, Widerrufsbelehrung, AGB und Rechnung gehen als PDF raus. Jeder Versand wird protokolliert.
Technologie & Sicherheit
Kanzleisoftware mit Enterprise-IT im Rücken.
Entwickelt und gehostet von der HQ GmbH – mit 30 Jahren Erfahrung in der IT und 25 Jahren in der Entwicklung und Betreuung von SaaS-Lösungen. Enterprise-IT-Infrastruktur in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (TÜV Saarland, tekPlus Stufe 2, Zertifikat-Nr. 46311).
30 Jahre
Erfahrung in der IT
25 Jahre
Erfahrung in der Entwicklung und Betreuung von SaaS-Lösungen
- Mandantentrennung in der Datenschicht
Jede Abfrage ist zentral auf die eigene Kanzlei begrenzt. Die Trennung wird nicht in jeder Ansicht einzeln programmiert. - Langzeitgepflegte Basis
Die Software läuft auf Django 5.2 LTS, einer Version mit langfristigen Sicherheitsupdates. - 4.900+ automatisierte Tests
Jede Änderung durchläuft die vollständige Testsuite, dazu kommen regelmäßige, dokumentierte Code-Audits. - Lernende Pseudonymisierung
Personenbezogene Angaben werden ersetzt, bevor eine KI sie sieht. Die Erkennung lernt aus den Korrekturen Ihres Teams. - Verschlüsselte Backups
Die Datenbank-Backups werden automatisch erstellt und mit GPG verschlüsselt.
Sicherheit und Berufsrecht
Mandatsdaten unterliegen der Verschwiegenheit. So behandeln wir sie auch.
RA-Flow verarbeitet Daten, deren Offenbarung nach § 203 StGB strafbewehrt ist. Deshalb sitzt die Sicherheit dort, wo auf Daten zugegriffen wird, und nicht nur in der Oberfläche.
- Eigene Datenbank je Kanzlei
Die Daten Ihrer Kanzlei liegen in einer eigenen Datenbank, getrennt von den Daten aller anderen Kanzleien. - Ethical Wall
Streng vertrauliche Akten sehen nur ausdrücklich zugeordnete Personen. - Kollisionsprüfung
Die Entscheidung wird dauerhaft protokolliert, ohne Einblick in Akteninhalte. - Lückenloses Protokoll
Relevante Ereignisse werden im Audit-Log festgehalten. Jeder Eintrag ist mit einem Siegel verkettet, nachträgliche Änderungen werden so erkennbar. - Zwei-Faktor-Anmeldung
Für Ihr Team mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes, für Administratoren auf Wunsch verpflichtend. Im Mandantenportal mit Passwort plus Code, Sperre nach mehreren Fehlversuchen. - Löschkonzept je Kanzlei
Sie legen fest, wie lange Akten aufbewahrt und ob sie gelöscht oder anonymisiert werden. Eine Fälligkeitsliste zeigt, was ansteht, ein Löschnachweis hält fest, was geschehen ist. Automatisch gelöscht wird nichts. - Verschlüsselter Aktenexport
Exportierte Akten sind als ZIP mit AES-256 und Pflichtpasswort geschützt. - Lokale Intelligenz zuerst, KI nur pseudonymisiert
Posteingang, Fristhinweise, Einsortieren und Suche erkennt RA-Flow lokal, ohne Übermittlung an einen externen KI-Anbieter. Wird KI zugeschaltet, ersetzt die lernende Pseudonymisierung personenbezogene Angaben, bevor etwas an eine KI geht. Gelernt wird nur aus Markierungen Ihres Teams, einsehbar und widerrufbar. - Verschlüsselte Backups
Automatisch erstellt und mit GPG verschlüsselt.
Ihre Pflichten nach § 43e BRAO
Als Betreiber ist RA-Flow für Ihre Kanzlei ein Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO. Bevor Sie mit Mandatsdaten arbeiten, schließen wir mit Ihnen:
- eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO
- einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Unsere eigenen Dienstleister verpflichten wir ebenfalls zur Verschwiegenheit.
Funktionsumfang
Dafür stehen mehr als 450 Funktionen bereit.
Die Abläufe stützen sich auf Funktionen in 16 Bereichen, vom Posteingang bis zur Buchhaltung. Sie arbeiten zusammen, damit Sie nicht darüber nachdenken müssen, welche Sie gerade brauchen.
Akten und Beteiligte
Aktenanlage per Assistent, automatische Aktenzeichen, Unterakten, Aktenteam mit Rollen, Dublettenprüfung, Archivierung nach § 50 BRAO.
Fristen und Kalender
Fristbestätigung mit wahlweiser Vier-Augen-Kontrolle, Fristenrechner nach §§ 187–193 BGB, Kalender, Terminserien, Vertretungen, Kalender-Abo.
Dokumente und Freigaben
Kategorisierte Ablage in Nextcloud, Word-Vorlagen mit Platzhaltern, Freigabe-Workflow, Volltextsuche mit optionaler Texterkennung.
Post und E-Mail
Posteingang mit lokaler, lernfähiger Aktenerkennung für Papier, E-Mail, Fax und beA-Eingänge, IMAP-Abruf, beA-Versand, Postausgang mit Nachweis.
Abrechnung und Buchhaltung
Rechnungen nach RVG und Zeithonorar, Aktenkonto, Mahnwesen, Zeiterfassung, Fremdgeld, EÜR mit DATEV-Export.
Forderungen und Vollstreckung
Forderungskonto mit Zinsen nach § 288 BGB, Aufbereitung des Mahnverfahrens, Verwaltung der Zwangsvollstreckung.
Juristische Rechner
Zinsrechner, Gebühren nach RVG und GKG, Prozesskostenrisiko. Jeder Rechenweg wird erklärt.
Mandantenportal
Eigener Zugang mit Zwei-Faktor-Anmeldung, gezielten Freigaben, Nachrichten und Upload. Onboarding-Paket mit elektronischer Unterschrift. Das Portal erscheint im Bild Ihrer Kanzlei.
Sicherheit und Compliance
Eigene Datenbank je Kanzlei, Ethical Wall, protokollierte Kollisionsprüfung, verschlüsselte Backups.
Preise
Drei Pakete. Alles, was eine Kanzlei täglich braucht, ist inklusive.
Alle drei Pakete haben denselben Funktionsumfang: Fristen, Posteingang, Akten, beA, Rechnungen und Buchhaltung. Sie unterscheiden sich nur in der Kanzleigröße und in den inklusiven KI-Seiten. Der Posteingang mit lokaler Erkennung läuft immer ohne Begrenzung.
Einstieg für kleine Kanzleien
Kompakt
74,50 € pro Nutzer und Monat, netto zzgl. der gesetzl. MwSt.
Alle Funktionen wie Ultimate, für Kanzleien mit bis zu 2 Nutzern. 100 KI-Seiten im Monat für die ganze Kanzlei statt je Nutzer.
Für den Kanzleialltag
Professional
99 € pro Nutzer und Monat, netto zzgl. der gesetzl. MwSt.
Alle Funktionen, für Kanzleien jeder Größe. Keine KI-Seiten inklusive: Entwürfe und Zusammenfassungen bei Bedarf zubuchen, je 50 Seiten für 6 €.
Mit voller KI
Ultimate
149 € pro Nutzer und Monat, netto zzgl. der gesetzl. MwSt.
Alle Funktionen, für Kanzleien jeder Größe, dazu 100 KI-Seiten je Nutzer und Monat für Schriftsatzentwürfe, Mandanteninformationen und Zusammenfassungen.
Einzeln buchbare Module: Massenverfahren 299 € · Chat-Widget und Mandanten-CRM 99 €, je Kanzlei und Monat. Alle Pakete mit 30 Tagen zum Abrechnungsende kündbar. Dazu weitere KI-Seiten, je 50 Seiten zubuchbar.
Vertragspartner: HQ Professional Services GmbH (Deutschland) Daten in deutschen Rechenzentren Eigene Datenbank je Kanzlei § 43e-Vereinbarung und AVV vor der ersten Akte Deutsches Recht, Gerichtsstand Greiz Mehr erfahren →
Ratgeber
Wissen für die Anwaltskanzlei
Fristen, Vergütung, Berufsrecht, Akten und Organisation – verständlich erklärt, mit Normen und Beispielen.
Fristenmanagement
Fristen berechnen, notieren und kontrollieren – und was bei Versäumnis gilt.
Anwaltsvergütung und RVG
Gebühren berechnen, Vorschuss anfordern, Vergütung vereinbaren.
Berufsrecht und Kanzlei-IT
Verschwiegenheit, § 43e BRAO, Kollisionsprüfung und Cloud-Software.
Weitere Ratgeber: Aktenführung · Posteingang und beA · Dokumentenmanagement · E-Rechnung · Kanzleifinanzen · Forderungsmanagement · Massenverfahren · Mandantenportal · Mandanten- und Beteiligtendaten · Kanzleiorganisation und Kanzleisoftware
Pilotprogramm
Werden Sie Pilotkanzlei.
Wir suchen Kanzleien jeder Größe und jedes Rechtsgebiets, die RA-Flow mit uns im Alltag erproben und mitgestalten. Dafür übernehmen wir den Aufwand des Wechsels.
- 6 Monate kostenfrei mit allen Modulen
- Kostenloses Onboarding für Ihr Team
- Kostenlose Migration Ihrer Daten
- Direkter technischer Ansprechpartner
- Danach dauerhaft 25 % Pilotrabatt, jederzeit mit 30 Tagen zum Abrechnungsende kündbar
Wie wird die KI abgerechnet?
In Seiten, nicht in technischen Einheiten. Was die KI für Sie schreibt, etwa Schriftsatzentwürfe oder Zusammenfassungen, wird je erzeugter Normseite mit 1.800 Zeichen angerechnet und aus dem gemeinsamen Budget Ihrer Kanzlei bezahlt. Posteingang, Fristerkennung und die Prüfung von Unterlagen zählen nicht dagegen, laufen ohne Begrenzung und kosten nie extra. Wie viele KI-Seiten inklusive sind, hängt vom Paket ab: Kompakt 100 im Monat für die ganze Kanzlei, Ultimate 100 je Nutzer und Monat (gebündelt für die Kanzlei), Professional keine. Weitere KI-Seiten gibt es im 50er-Pack für 6 € netto zzgl. der gesetzl. MwSt. Bei 80 % und 100 % erhalten Sie einen Hinweis, und die Kanzleileitung legt fest, ob dann automatisch ein Pack nachgebucht wird oder die erzeugende KI pausiert.
Was bietet das Pilotprogramm?
Pilotkanzleien jeder Größe und jedes Rechtsgebiets nutzen RA-Flow 6 Monate kostenfrei, mit allen Modulen. Onboarding und Migration Ihrer Daten sind kostenlos, und Sie haben einen direkten technischen Ansprechpartner. Ihr bisheriges System können Sie parallel weiter nutzen. Nach der Pilotphase bleiben Sie dauerhaft 25 % günstiger, jederzeit mit 30 Tagen zum Abrechnungsende kündbar und mit vollständigem Datenexport, falls Sie aussteigen. Im Gegenzug wünschen wir uns Ihr Feedback und, wenn möglich, eine Referenz. Details stehen auf der Seite Pilotprogramm.
Wie setzt RA-Flow KI ein?
KI-Agenten arbeiten in denselben Abläufen wie Ihr Team: Sie sortieren den Posteingang, schlagen Fristen vor, prüfen nachgereichte Unterlagen und bereiten Entwürfe vor, immer mit pseudonymisierten Daten. Wie weit RA-Flow gehen darf, legt Ihre Kanzlei bei der Einrichtung fest: vorbereiten, vorschlagen, nach Freigabe ausführen oder regelbasiert automatisch. Fristen bestätigt immer ein Mensch, auf Wunsch nach dem Vier-Augen-Prinzip, und von der KI erstellte Schreiben verlassen die Kanzlei erst nach menschlicher Freigabe.
Werden Mandatsdaten an einen KI-Anbieter übermittelt?
Nur pseudonymisiert. Die lernende Pseudonymisierung ersetzt Namen, Anschriften, Kontaktdaten und andere personenbezogene Angaben durch Platzhalter, bevor etwas die Kanzlei verlässt. Sie prüft Treffer auf Plausibilität und lernt aus den Korrekturen Ihres Teams, einsehbar und widerrufbar. Vor jedem Auftrag sehen Sie, welche Angaben übermittelt werden, und jeder ausgeführte Schritt steht im Aktenprotokoll.
Wie verhindert RA-Flow Fristversäumnisse?
Jede neue Frist muss bestätigt werden. Zusätzlich lässt sich das Vier-Augen-Prinzip einschalten: Dann darf die Bestätigung nicht von der Person kommen, die die Frist erfasst hat. Wer allein arbeitet oder es nicht braucht, lässt es ausgeschaltet. Der Fristenrechner arbeitet nach §§ 187 bis 193 BGB mit den Feiertagen des Bundeslandes und speichert jeden Rechenschritt. Fällige und überfällige Fristen erscheinen im Dashboard, zusätzlich gibt es E-Mail-Erinnerungen.
Unterstützt RA-Flow das beA?
Ja, RA-Flow ist zugleich Ihre beA-Software. beA-Nachrichten landen im zentralen Posteingang und werden der richtigen Akte zugeordnet: zuerst durch die lokale Intelligenz, bei schwierigen Fällen auf Wunsch durch die KI-Vorsortierung. Wird ein elektronisches Empfangsbekenntnis verlangt, bereitet RA-Flow es vor, und offene Empfangsbekenntnisse sehen Sie kanzleiweit in einer Liste. Schriftsätze und Rechnungen versenden Sie direkt aus RA-Flow über das beA, als Versandpaket nach den Regeln der ERVV geprüft. RA-Flow bereitet alles vor, den Versand lösen Sie selbst aus, mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit Ihrer persönlichen Bestätigung aus der beA-Sitzung, wie es § 130a ZPO verlangt. Der Versand steht danach in der Akte.
Gehen unsere Daten an einen KI-Anbieter, wenn RA-Flow etwas erkennt?
Bei der lokalen Intelligenz nicht. RA-Flow arbeitet auf zwei Ebenen. Die erste ist unsere selbst entwickelte lokale Intelligenz: Sie erkennt, ordnet zu und sucht, regelbasiert und lernfähig, auf unseren Servern in deutschen Rechenzentren, ohne externen KI-Anbieter. Dazu gehören die Akte zu einer E-Mail, Fristhinweise in der Post, eine neue Akte aus einem Schreiben, das Einsortieren von Dokumenten, die Unterlagenprüfung, die Suche nach Bedeutung und Antworten von Daria zur Akte. Die zweite sind KI-Sprachmodelle externer Anbieter für Aufgaben, die echtes Sprachverständnis brauchen, etwa Entwürfe und Zusammenfassungen. Sie schalten sie je Funktion zu; jede Anfrage wird vorher pseudonymisiert und erst nach Ihrer Freigabe gesendet. Die datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Pflichten der Kanzlei, insbesondere Art. 28 DSGVO und § 43e BRAO, bleiben davon unberührt.
Wo werden die Daten gespeichert?
RA-Flow wird von der HQ GmbH entwickelt und in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (TÜV Saarland, tekPlus Stufe 2, Zertifikat-Nr. 46311) betrieben. Dokumente liegen in einer angebundenen Nextcloud. Jede Kanzlei erhält eine eigene Datenbank, getrennt von den Daten aller anderen Kanzleien, und Backups werden GPG-verschlüsselt gespeichert.
Wie geht RA-Flow mit der Verschwiegenheitspflicht nach § 43e BRAO um?
Als Betreiber ist RA-Flow für Ihre Kanzlei ein Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO. Vor Beginn der Nutzung schließen wir mit jeder Kanzlei eine Verschwiegenheitsvereinbarung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unsere eigenen Dienstleister verpflichten wir ebenfalls zur Verschwiegenheit.
Was kostet RA-Flow?
Es gibt drei Pakete pro Nutzer und Monat, netto zzgl. der gesetzl. MwSt.: Kompakt für Kanzleien mit bis zu 2 Nutzern und 100 KI-Seiten für die ganze Kanzlei für 74,50 €, Professional ohne inklusive KI-Seiten für 99 € und Ultimate mit 100 KI-Seiten je Nutzer für 149 €. Alle drei haben denselben Funktionsumfang. Fristen, Posteingang, Akten, beA, Rechnungen und Buchhaltung sind in jedem Paket enthalten. Einzeln buchbar sind die Module Massenverfahren für 299 € und Chat-Widget mit Mandanten-CRM für 99 €, jeweils je Kanzlei und Monat, dazu weitere KI-Seiten. Die Einrichtung kostet 299 € pauschal je Kanzlei, bei jährlicher Abrechnung 0 €. Alle Pakete sind mit 30 Tagen zum Abrechnungsende kündbar. Alle Details stehen auf der Seite Preise.
Kommen wir mit unseren Daten wieder heraus?
Ja. Jede Akte lässt sich mit allen Dokumenten, dem Aktenprotokoll und einer SHA-256-Prüfsummenliste als ZIP-Archiv exportieren, verschlüsselt mit AES-256 und einem Passwort, das Sie beim Export festlegen. Auswertungen gibt es als CSV, die Buchhaltung als DATEV-Buchungsstapel.
Wie werden wir geschult, und wer hilft im Alltag?
Zum Start weisen wir Ihr Team online in RA-Flow ein; danach helfen die Kontexthilfe und das Benutzerhandbuch direkt in der Software. Der Support ist Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr per Telefon, E-Mail und Supportticket aus RA-Flow erreichbar. Innerhalb dieser Zeiten reagieren wir in 2 Stunden, wenn Ihr Kanzleibetrieb steht, in 8 Stunden bei starker Einschränkung und in 2 Werktagen bei allen anderen Anliegen. Pilotkanzleien erreichen uns im Notfall rund um die Uhr.
Müssen wir etwas installieren?
Nein. RA-Flow ist eine webbasierte Anwaltssoftware: Sie läuft im Webbrowser, und jede Kanzlei erhält eine eigene Webadresse. Termine, Fristen und Aufgaben lassen sich zusätzlich als Kalender-Abo in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender einbinden.
Können unsere Mandanten auf ihre Akte zugreifen?
Ja, über das Mandantenportal. Mandanten melden sich mit Passwort und einem per E-Mail zugestellten Code an. Sie sehen nur ihre eigenen Akten und die Dokumente, die Sie freigeben, und können Ihnen Dokumente hochladen. Das Portal trägt Logo und Farben Ihrer Kanzlei.
Sehen Sie RA-Flow an Ihren eigenen Abläufen.
Wir zeigen die Software an einem Beispiel aus Ihrem Rechtsgebiet. Das ist unverbindlich, und Sie müssen nichts vorbereiten.