Einnahmenüberschussrechnung für Kanzleien

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleifinanzen: Fremdgeld, Zeiterfassung und Buchhaltung. Verwandte Themen: Fremdgeld richtig verwalten und Zeiterfassung in der Kanzlei.

Wer eine EÜR erstellen darf

Eine Einnahmenüberschussrechnung dürfen Kanzleien erstellen, die weder nach Handelsrecht noch nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind (§ 4 Abs. 3 EStG). Das betrifft vor allem Einzelanwälte sowie Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts und die Partnerschaftsgesellschaft.

Rechtsanwälte üben einen freien Beruf aus und erzielen Einkünfte aus selbständiger Arbeit (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Sie sind keine Kaufleute im Sinne des HGB, und die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO erfasst nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte. Deshalb besteht für sie grundsätzlich keine Pflicht zur Bilanzierung.

Anders ist es bei einer Rechtsanwaltsgesellschaft in Form einer GmbH oder AG: Sie ist kraft Rechtsform buchführungspflichtig (§ 238 HGB in Verbindung mit dem jeweiligen Gesellschaftsrecht). Bei freiberuflichen Personengesellschaften kann daneben § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG relevant werden: Übt die Gesellschaft auch eine gewerbliche Tätigkeit aus oder bezieht bestimmte gewerbliche Beteiligungseinkünfte, können grundsätzlich sämtliche Einkünfte als gewerblich gelten. Für geringfügige gewerbliche Nebentätigkeiten bestehen von der Rechtsprechung entwickelte Grenzen; die steuerliche Zuordnung ist deshalb im konkreten Fall zu prüfen.

• Einzelkanzlei: EÜR möglich
• GbR und Partnerschaftsgesellschaft: EÜR möglich
• Rechtsanwalts-GmbH und -AG: Bilanz erforderlich
• Freiwillige Bilanzierung bleibt möglich

Zufluss und Abfluss

In der EÜR zählt der Zeitpunkt, zu dem Geld tatsächlich eingeht oder abfließt, nicht das Rechnungsdatum. Nach § 11 Abs. 1 EStG sind Einnahmen in dem Kalenderjahr bezogen, in dem sie dem Steuerpflichtigen zugeflossen sind; Ausgaben werden nach § 11 Abs. 2 EStG im Jahr der Leistung abgesetzt.

Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben gilt die Ausnahme des § 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG: Fließen sie kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahres zu oder ab und gehören wirtschaftlich in dieses Jahr, werden sie dem zugehörigen Jahr zugeordnet. Als kurze Zeit wird in der Rechtsprechung grundsätzlich ein Zeitraum von bis zu zehn Tagen verstanden. Fälligkeit und Besonderheiten der jeweiligen Zahlung sind gesondert zu berücksichtigen.

Abschreibungen auf Anschaffungen wie Computer oder Büromöbel gelten auch bei der Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG). Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können nach § 6 Abs. 2 EStG unter den gesetzlichen Voraussetzungen sofort abgeschrieben werden; daneben besteht für geeignete Anschaffungen die Sammelpostenregelung des § 6 Abs. 2a EStG. Fremdgelder und im Namen des Mandanten verauslagte Beträge bleiben als durchlaufende Posten außer Ansatz (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG).

• Honorar: bei Zahlungseingang erfassen
• Kanzleikosten: bei Zahlung erfassen
• Wiederkehrende Zahlungen um den Jahreswechsel prüfen
• Anlagegüter über Abschreibung erfassen
• Fremdgeld als durchlaufenden Posten behandeln

Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04

SKR 03 und SKR 04 sind Standardkontenrahmen von DATEV, die sich vor allem im Aufbau der Kontenklassen unterscheiden. Der SKR 03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip und ordnet die Konten nach betrieblichen Abläufen. Der SKR 04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip und orientiert sich an der Gliederung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Für die Einnahmenüberschussrechnung kommen beispielsweise SKR 03 und SKR 04 infrage. Welcher Kontenrahmen zweckmäßig ist, hängt von der Kanzleistruktur und der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ab. Entscheidend ist, dass Kanzleisoftware und Steuerberatung eine konsistente Kontenzuordnung verwenden.

Legen Sie außerdem fest, wie Fremdgeld, Honorarvorschüsse und verauslagte Gerichtskosten gebucht werden, damit sie nicht als Betriebseinnahmen erscheinen. Ein späterer Wechsel des Kontenrahmens ist möglich, erschwert aber Vergleiche mit Vorjahren. Die Entscheidung treffen Sie deshalb am besten zu Beginn gemeinsam mit dem Steuerberater.

• Kontenrahmen mit dem Steuerberater abstimmen
• Konten für Fremdgeld und durchlaufende Posten festlegen
• Honorarerlöse nach Umsatzsteuersatz trennen
• Einheitlich in Kanzleisoftware und Buchhaltung verwenden

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen
• § 11 EStG – Vereinnahmung und Verausgabung
• § 18 EStG – Selbständige Arbeit
• § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
• § 238 HGB – Buchführungspflicht

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.