Fremdgeld richtig verwalten

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleifinanzen: Fremdgeld, Zeiterfassung und Buchhaltung. Verwandte Themen: Zeiterfassung in der Kanzlei und Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten.

Was ist Fremdgeld?

Fremdgeld ist Geld, das die Kanzlei für einen Dritten erhält und das diesem wirtschaftlich zusteht, nicht der Kanzlei. Typisch sind Zahlungen des Gegners auf eine Forderung des Mandanten, Erstattungen aus Kostenfestsetzungsbeschlüssen oder Beträge, die ein Mandant zur Weiterleitung an Dritte überweist.

Kein Fremdgeld sind Zahlungen, die der Kanzlei selbst zustehen, etwa der vom Mandanten gezahlte Honorarvorschuss oder die Begleichung einer offenen Anwaltsrechnung. Gehen beim Anwalt Zahlungen des Gegners aus Hauptforderung, Zinsen und Prozesskosten ein, ist die Empfangsberechtigung für jede Position gesondert zu klären. Bereits vom Mandanten bezahlte Anwaltskosten werden nicht allein durch ihre spätere Erstattung zur eigenen Forderung der Kanzlei; Ansprüche und mögliche Abrechnungen mit dem Mandanten sind zu berücksichtigen. Eine Verrechnung mit eigenen Gebührenforderungen ist nur unter Beachtung von § 43a Abs. 7 BRAO, § 4 BORA und der zivilrechtlichen Auftragsabrechnung zulässig.

Die Unterscheidung hat Folgen über das Berufsrecht hinaus. Fremdgeld ist für die Gewinnermittlung ein durchlaufender Posten (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG). Wer es pflichtwidrig zurückhält oder für eigene Zwecke verwendet, riskiert neben berufsrechtlichen Maßnahmen auch strafrechtliche Folgen, etwa wegen Untreue (§ 266 StGB).

• Zahlungen des Gegners auf die Mandantenforderung
• Kostenerstattungen, die dem Mandanten zustehen
• Treuhandbeträge zur Weiterleitung an Dritte
• Nicht: Honorarvorschüsse und Honorarzahlungen

Weiterleiten oder auf das Anderkonto

Fremdgeld müssen Sie nach § 43a Abs. 7 Satz 2 BRAO entweder unverzüglich an den Empfangsberechtigten weiterleiten oder auf ein Anderkonto einzahlen. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB).

Die Weiterleitung ist der Regelfall, wenn der Empfänger feststeht und keine Gründe für eine Verwahrung sprechen. Das Anderkonto ist ein Treuhandkonto, das auf den Namen des Anwalts läuft, aber ausschließlich fremden Geldern dient und von den Geschäftskonten der Kanzlei getrennt ist. Es kommt in Betracht, wenn Geld nicht sofort weitergeleitet werden kann oder soll.

Die Berufsordnung konkretisiert diese Pflichten: Fremdgelder sind grundsätzlich unverzüglich weiterzuleiten und, solange das nicht möglich ist, auf Anderkonten zu verwalten; in der Regel sind dies Einzelanderkonten (§ 4 Abs. 1 BORA). Für Sammelanderkonten bestehen besondere Beschränkungen, insbesondere bei geldwäscherechtlich risikobehafteten Mandaten, höheren Bareinzahlungen und bestimmten Drittstaatenzahlungen. Die frühere starre Grenze von 15.000 Euro und einem Monat steht nicht mehr in der geltenden Fassung. Eine abweichende Vereinbarung in Textform ist nur im gesetzlichen Rahmen möglich. Eigene Honorarforderungen dürfen nicht mit Geldern verrechnet werden, die zweckgebunden zur Auszahlung an andere als den Mandanten bestimmt sind (§ 4 Abs. 2 BORA).

1. Empfangsberechtigten feststellen
2. Weiterleitung ohne schuldhaftes Zögern veranlassen
3. Sonst Einzahlung auf ein Anderkonto
4. Verrechnung mit eigenen Forderungen nur im zulässigen Rahmen

Fremdgeld lückenlos dokumentieren

Jeder Fremdgeldvorgang sollte vom Eingang bis zur Weiterleitung nachvollziehbar dokumentiert sein. Nur so können Sie gegenüber Mandant, Rechtsanwaltskammer oder Finanzamt belegen, dass Sie die Gelder ordnungsgemäß behandelt haben.

Bewährt hat sich ein eigenes Fremdgeldkonto in der Buchhaltung, getrennt nach Akten. Zu jedem Eingang gehören Datum, Betrag, Zahler, Akte und Empfangsberechtigter, zu jeder Weiterleitung Datum, Betrag und Empfänger. Offene Fremdgeldsalden sollten regelmäßig geprüft werden, damit keine Beträge unbemerkt liegen bleiben.

Über Fremdgeld rechnen Sie gegenüber dem Mandanten ab, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Er hat einen Anspruch auf Herausgabe dessen, was Sie aus der Geschäftsbesorgung erlangt haben (§ 667 BGB), und auf Auskunft und Rechenschaft (§ 666 BGB). Die Unterlagen unterliegen zudem den steuerlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO). Bewahren Sie Kontoauszüge des Anderkontos deshalb zusammen mit den Buchungsbelegen auf.

1. Eingang mit Datum, Betrag, Zahler und Akte buchen
2. Empfangsberechtigten festhalten
3. Weiterleitung mit Beleg dokumentieren
4. Offene Fremdgeldsalden regelmäßig abgleichen
5. Abrechnung an den Mandanten versenden

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 43a BRAO – Grundpflichten
• § 4 BORA – Fremdgelder und andere Vermögenswerte
• § 667 BGB – Herausgabepflicht
• § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen
• § 266 StGB – Untreue

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.