Das Wichtigste in Kürze
- Bei einem vereinbarten Zeithonorar ist eine nachvollziehbare Zeiterfassung die Grundlage der Abrechnung (§ 3a RVG).
- Auch bei Abrechnung nach RVG hilft die Zeiterfassung, etwa um bei Rahmengebühren den Umfang der Tätigkeit zu belegen (§ 14 Abs. 1 RVG).
- Die Erfassung mandatsbezogener Zeiten ist von der arbeitsrechtlichen Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte zu unterscheiden.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleifinanzen: Fremdgeld, Zeiterfassung und Buchhaltung. Verwandte Themen: Fremdgeld richtig verwalten und Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten.
Wozu Zeiterfassung dient
Zeiterfassung dient der Abrechnung gegenüber Mandanten und der wirtschaftlichen Steuerung. Bei vereinbartem Zeithonorar trägt der Rechtsanwalt im Streitfall die Darlegungs- und Beweislast für den tatsächlich geleisteten Aufwand. Pauschale Stundensummen reichen nicht; die Tätigkeiten müssen konkret und nachprüfbar beschrieben werden (BGH, Urteil vom 13. Februar 2020 – IX ZR 140/19).
Auch bei Abrechnung nach RVG ist sie nützlich. Bei Rahmengebühren bestimmen Sie die Gebühr unter anderem nach Umfang und Schwierigkeit der Tätigkeit (§ 14 Abs. 1 RVG); erfasste Zeiten helfen, eine höhere Gebühr zu begründen. Zudem zeigen sie, welche Mandatsarten sich bei gesetzlichen Gebühren oder Pauschalen wirtschaftlich tragen.
Davon zu trennen ist die Arbeitszeiterfassung für angestellte Mitarbeitende. Nach BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21, sind Arbeitgeber gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen; gesetzliche Sonderregelungen bleiben unberührt. Abrechnungs- und Arbeitszeiterfassung können technisch verbunden werden, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke.
- Abrechnung von Zeithonoraren
- Begründung von Rahmengebühren
- Wirtschaftlichkeit einzelner Mandate und Mandatsarten
- Kalkulation von Pauschalangeboten
Timer oder nachträgliche Erfassung
Genauer ist in der Regel die Erfassung mit einem laufenden Timer, weil sie die Zeit während der Tätigkeit festhält. Sie starten die Uhr bei Beginn einer Tätigkeit, ordnen sie einer Akte zu und stoppen sie bei Unterbrechung oder Wechsel.
Die nachträgliche Erfassung trägt Zeiten am Ende eines Tages oder Arbeitsblocks ein. Sie ist einfacher in den Alltag zu integrieren, wird aber umso ungenauer, je größer der zeitliche Abstand ist. Kurze Tätigkeiten wie Telefonate oder E-Mails gehen dabei häufig verloren.
In der Praxis bewährt sich eine Kombination: Timer für längere, zusammenhängende Arbeiten und eine zeitnahe Nacherfassung für kurze Tätigkeiten. Entscheidend ist eine aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung, damit Mandanten die Abrechnung nachvollziehen können. Legen Sie außerdem fest, in welchem Zeittakt erfasst wird, und stimmen Sie diesen mit der Vergütungsvereinbarung ab.
- Timer für längere Arbeitsblöcke nutzen
- Kurze Tätigkeiten noch am selben Tag nachtragen
- Jede Zeit einer Akte zuordnen
- Tätigkeit konkret beschreiben
- Zeittakt einheitlich festlegen
Stundensätze und Auswertung
Stundensätze legen Sie in der Vergütungsvereinbarung fest; ein gesetzlich vorgegebener Satz besteht nicht. Viele Kanzleien staffeln die Sätze nach Qualifikation, etwa für Partner, angestellte Anwälte und Fachkräfte. Die vereinbarte Vergütung darf nicht unangemessen hoch sein (§ 3a Abs. 2 RVG).
Für die Auswertung vergleichen Sie erfasste, abgerechnete und bezahlte Zeiten. Daraus ergibt sich, wie viel der erfassten Arbeit tatsächlich zu Umsatz wird. Bei RVG-Mandaten setzen Sie die erzielten Gebühren ins Verhältnis zur aufgewendeten Zeit und erhalten einen effektiven Stundensatz.
Solche Kennzahlen zeigen, welche Rechtsgebiete, Mandanten oder Abrechnungsmodelle wirtschaftlich tragfähig sind und helfen, Pauschalen zu kalkulieren. Personenbezogene Mitarbeiterauswertungen müssen datenschutzkonform gestaltet werden. Besteht ein Betriebsrat, ist bei Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung bestimmt sind, sein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten.
- Erfasste Stunden je Akte
- Abgerechnete und bezahlte Stunden
- Effektiver Stundensatz bei RVG-Mandaten
- Vergleich nach Rechtsgebiet und Abrechnungsmodell
Häufige Fragen kurz beantwortet
Wozu dient die Zeiterfassung in der Kanzlei?
Zeiterfassung dient der Abrechnung gegenüber Mandanten und der wirtschaftlichen Steuerung. Bei vereinbartem Zeithonorar trägt der Rechtsanwalt im Streitfall die Darlegungs- und Beweislast für den tatsächlich geleisteten Aufwand. Pauschale Stundensummen reichen nicht; die Tätigkeiten müssen konkret und nachprüfbar beschrieben werden (BGH, Urteil vom 13. Februar 2020 – IX ZR 140/19).
Ist für die Zeiterfassung ein laufender Timer oder nachträgliche Erfassung besser?
Genauer ist in der Regel die Erfassung mit einem laufenden Timer, weil sie die Zeit während der Tätigkeit festhält. Sie starten die Uhr bei Beginn einer Tätigkeit, ordnen sie einer Akte zu und stoppen sie bei Unterbrechung oder Wechsel.
Wie lege ich Stundensätze in der Vergütungsvereinbarung fest?
Stundensätze legen Sie in der Vergütungsvereinbarung fest; ein gesetzlich vorgegebener Satz besteht nicht. Viele Kanzleien staffeln die Sätze nach Qualifikation, etwa für Partner, angestellte Anwälte und Fachkräfte. Die vereinbarte Vergütung darf nicht unangemessen hoch sein (§ 3a Abs. 2 RVG).
Rechtsgrundlagen und Quellen
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.