Das Wichtigste in Kürze
- Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine strukturierte Datei, mit der Buchungen aus einer Vorsystem-Software an die Buchhaltung des Steuerberaters übergeben werden.
- Die Buchungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO).
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG), was den Takt des Monatsabschlusses vorgibt.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleifinanzen: Fremdgeld, Zeiterfassung und Buchhaltung. Verwandte Themen: Fremdgeld richtig verwalten und Zeiterfassung in der Kanzlei.
Was ein DATEV-Buchungsstapel ist
Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine Datei im von DATEV definierten Importformat, die mehrere Buchungssätze für einen bestimmten Zeitraum enthält. Der Steuerberater liest sie in seine Finanzbuchhaltung ein, ohne die Buchungen erneut erfassen zu müssen.
Ein exportierter DATEV-Buchungsstapel ist im offiziellen DATEV-Format regelmäßig eine semikolongetrennte CSV-Datei mit einer einleitenden EXTF-Headerzeile, Spaltenüberschriften und Buchungsdatensätzen. Der Header enthält unter anderem Dateityp und -version, Berater- und Mandantennummer sowie Zeitrauminformationen. Für Buchungszeilen sind insbesondere Umsatz, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum und gegebenenfalls BU-Schlüssel relevant. Maßgeblich für Reihenfolge, Pflichtfelder und zulässige Inhalte ist die aktuelle DATEV-Formatbeschreibung für Buchungsstapel; der Export sollte mit echten Testbuchungen importiert und geprüft werden.
Aus der Kanzleisoftware stammen dabei vor allem Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge und Fremdgeldbewegungen. Eingangsrechnungen und Bankbuchungen übernimmt der Steuerberater häufig auf anderem Weg, etwa über einen Bankdatenabruf. Klären Sie, welche Buchungen aus welcher Quelle kommen, damit nichts doppelt gebucht wird.
- Kopfbereich mit Berater- und Mandantennummer
- Wirtschaftsjahr und Buchungszeitraum
- Buchungszeilen mit Konto und Gegenkonto
- Steuerschlüssel, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext
Den Export vorbereiten
Vor dem ersten Export stimmen Sie mit dem Steuerberater die Grundeinstellungen ab: Kontenrahmen, Sachkontenlänge, Berater- und Mandantennummer sowie die Kontenzuordnung. Ohne diese Abstimmung lassen sich die Buchungen nicht fehlerfrei importieren.
Legen Sie fest, auf welche Erlöskonten Honorare nach Steuersatz gebucht werden und welche Konten für Fremdgeld, Vorschüsse und durchlaufende Posten dienen. Debitorenkonten für Mandanten können einzeln oder als Sammelkonto geführt werden; das hängt vom Umfang und von den Wünschen des Steuerberaters ab.
Vor jedem Export prüfen Sie, ob alle Rechnungen des Zeitraums gestellt und alle Zahlungseingänge zugeordnet sind. Der Buchungstext sollte Rechnungsnummer und ein internes Aktenkürzel enthalten, aber keine unnötigen Mandatsinhalte. Der Steuerberater unterliegt zwar selbst einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 57 Abs. 1 StBerG), dennoch sollten nur die Daten übermittelt werden, die für die Buchhaltung erforderlich sind.
- Kontenrahmen und Sachkontenlänge abstimmen
- Erlös-, Fremdgeld- und Verrechnungskonten festlegen
- Debitorenlogik vereinbaren
- Vollständigkeit des Zeitraums prüfen
- Buchungstexte datensparsam gestalten
Der monatliche Ablauf
Ein geordneter Monatsabschluss folgt jeden Monat denselben Schritten und endet mit der Übergabe an den Steuerberater rechtzeitig vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG); mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat (§ 46 UStDV).
Zu Monatsbeginn schließen Sie die Rechnungsstellung und die Zuordnung der Zahlungseingänge für den Vormonat ab. Danach erzeugen Sie den Buchungsstapel, prüfen ihn stichprobenartig und übermitteln ihn zusammen mit den Belegen. Offene Fragen des Steuerberaters beantworten Sie zeitnah, damit die Voranmeldung fristgerecht erfolgen kann.
Übermittelte Buchungszeiträume sollten gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt sein; Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). Nach § 147 Abs. 3 AO betragen die steuerlichen Aufbewahrungsfristen je nach Unterlagenart grundsätzlich zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige dort genannte Unterlagen; etwaige Ablaufhemmungen sind zu beachten.
- Rechnungsstellung für den Vormonat abschließen
- Zahlungseingänge und Fremdgeld zuordnen
- Buchungsstapel erzeugen und prüfen
- Stapel und Belege an den Steuerberater übermitteln
- Zeitraum in der Software sperren
Häufige Fragen kurz beantwortet
Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?
Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine Datei im von DATEV definierten Importformat, die mehrere Buchungssätze für einen bestimmten Zeitraum enthält. Der Steuerberater liest sie in seine Finanzbuchhaltung ein, ohne die Buchungen erneut erfassen zu müssen.
Wie bereite ich den DATEV-Export für den Steuerberater vor?
Vor dem ersten Export stimmen Sie mit dem Steuerberater die Grundeinstellungen ab: Kontenrahmen, Sachkontenlänge, Berater- und Mandantennummer sowie die Kontenzuordnung. Ohne diese Abstimmung lassen sich die Buchungen nicht fehlerfrei importieren.
Wie sieht der monatliche Ablauf beim DATEV-Export aus?
Ein geordneter Monatsabschluss folgt jeden Monat denselben Schritten und endet mit der Übergabe an den Steuerberater rechtzeitig vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG); mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat (§ 46 UStDV).
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
- § 46 UStDV – Fristverlängerung
- § 57 StBerG – Allgemeine Berufspflichten
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.