Das Wichtigste in Kürze
- Beim ersetzenden Scannen wird das Papieroriginal nach der Digitalisierung vernichtet, sodass nur noch der Scan zur Verfügung steht.
- § 50 Abs. 4 BRAO erlaubt die elektronische Führung und Verwahrung von Handakten und erstreckt die Pflichten aus Abs. 1 bis 3 auf die elektronische Akte. § 50 Abs. 1 BRAO verlangt ein geordnetes und zutreffendes Bild der Auftragsbearbeitung sowie eine grundsätzlich sechsjährige Aufbewahrung, nicht aber ein bestimmtes Scanprodukt oder Dateiformat.
- Ein Scan hat im Zivilprozess regelmäßig nicht den Beweiswert einer Urkunde, sondern unterliegt der freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Posteingang, beA und elektronischer Rechtsverkehr. Verwandte Themen: Posteingang in der Kanzlei organisieren und beA: Nutzungspflichten für Anwälte.
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen bedeutet, dass ein Papierdokument digitalisiert und das Original anschließend vernichtet wird. Der Scan ersetzt damit das Papier, anders als beim bloßen Kopierscan, bei dem das Original aufbewahrt bleibt.
Für Kanzleien ist dies vor allem bei der elektronischen Aktenführung relevant. Nach § 50 Abs. 4 BRAO gelten die Regeln zu Aufbewahrung und Herausgabe entsprechend für elektronisch gespeicherte Dokumente. Die sechsjährige Handaktenaufbewahrung nach § 50 Abs. 1 BRAO beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.
Als technische Orientierung dient die BSI-Technische Richtlinie TR-03138 RESISCAN; die beim BSI veröffentlichte Fassung 1.5 trägt das Datum 21. November 2024. Sie beschreibt organisatorische und technische Anforderungen für beweiswerterhaltende Scanprozesse, ist für private Kanzleien aber nicht pauschal gesetzlich vorgeschrieben. Vor der Vernichtung ist zu prüfen, welche Originale rechtlich oder tatsächlich weiter benötigt werden. BSI TR-03138.
Welche Anforderungen gelten?
Beim ersetzenden Scannen ist auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, Integrität und nachvollziehbare Dokumentation des Scanvorgangs zu achten. § 50 BRAO schreibt hierfür kein bestimmtes technisches Verfahren vor. Das BSI beschreibt mit der TR-03138 RESISCAN einen technischen Orientierungsmaßstab. Die Vernichtung papiergebundener Originale erfordert zusätzlich die Prüfung, ob deren Erhaltung oder Rückgabe aus anderen rechtlichen Gründen notwendig ist.
Praktisch bewährt haben sich eine schriftliche Verfahrensdokumentation, eine Sichtprüfung jedes Scans, eine geeignete Auflösung und ein revisionssicheres Speicherformat wie PDF/A. Die Vernichtung sollte erst nach der Qualitätskontrolle und nach einer festgelegten Wartezeit erfolgen.
Für die eigene Buchhaltung der Kanzlei gelten zusätzlich die steuerlichen Vorgaben, insbesondere § 147 AO und die GoBD. Und weil ein Scan nur der freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO unterliegt, sollten Sie beweiserhebliche Dokumente besonders kritisch prüfen. Schulen Sie die Mitarbeitenden, die scannen, und kontrollieren Sie die Einhaltung stichprobenartig.
- Verfahrensdokumentation erstellen
- Scan auf Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen
- Revisionssicheres Format wie PDF/A verwenden
- Scan mit Metadaten der Akte zuordnen
- Original erst nach Kontrolle und Wartezeit vernichten
Welche Dokumente im Original bleiben
Im Original bleiben sollten alle Dokumente, deren rechtliche Wirkung an das Papier gebunden ist oder die dem Mandanten gehören. Dazu zählen vollstreckbare Ausfertigungen, Wechsel und Schecks, notarielle Urkunden, Testamente, Bürgschaftsurkunden und Originalvollmachten.
Nach § 80 ZPO ist die Prozessvollmacht schriftlich zu den Gerichtsakten einzureichen; sie darf nachgereicht werden. Wird der Vollmachtsmangel wirksam gerügt, sind die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Nachweis zu beachten. Vor einer Vernichtung von Originalvollmachten oder vollstreckbaren Ausfertigungen muss daher geprüft werden, ob das Original für gerichtliche Verfahren beziehungsweise Vollstreckungsmaßnahmen benötigt wird.
Vom Mandanten oder für ihn erhaltene Dokumente unterliegen grundsätzlich der Herausgabepflicht nach § 50 Abs. 2 BRAO, soweit nicht die dort genannten Ausnahmen eingreifen. Auch § 667 BGB ist zu beachten. Daher sollten Originalunterlagen nicht allein aufgrund eines Scans eigenmächtig vernichtet, sondern gegebenenfalls zurückgegeben oder aufgrund einer dokumentierten Vereinbarung verwahrt werden.
- Vollstreckbare Ausfertigungen und Titel
- Wechsel und Schecks
- Notarielle Urkunden und Testamente
- Bürgschaftsurkunden
- Originalvollmachten
- Originalunterlagen des Mandanten
Häufige Fragen kurz beantwortet
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen bedeutet, dass ein Papierdokument digitalisiert und das Original anschließend vernichtet wird. Der Scan ersetzt damit das Papier, anders als beim bloßen Kopierscan, bei dem das Original aufbewahrt bleibt.
Welche Anforderungen gelten?
Beim ersetzenden Scannen ist auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, Integrität und nachvollziehbare Dokumentation des Scanvorgangs zu achten. § 50 BRAO schreibt hierfür kein bestimmtes technisches Verfahren vor. Das BSI beschreibt mit der TR-03138 RESISCAN einen technischen Orientierungsmaßstab. Die Vernichtung papiergebundener Originale erfordert zusätzlich die Prüfung, ob deren Erhaltung oder Rückgabe aus anderen rechtlichen Gründen notwendig ist.
Welche Dokumente bleiben beim ersetzenden Scannen im Original?
Im Original bleiben sollten alle Dokumente, deren rechtliche Wirkung an das Papier gebunden ist oder die dem Mandanten gehören. Dazu zählen vollstreckbare Ausfertigungen, Wechsel und Schecks, notarielle Urkunden, Testamente, Bürgschaftsurkunden und Originalvollmachten.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 50 BRAO – Handakten
- § 286 ZPO – Freie Beweiswürdigung
- § 80 ZPO – Prozessvollmacht
- § 667 BGB – Herausgabepflicht
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.