Das Wichtigste in Kürze
- Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte müssen nach § 31a Abs. 6 BRAO Zustellungen und Mitteilungen über das beA zur Kenntnis nehmen.
- Schriftsätze an die Zivilgerichte sind seit dem 1. Januar 2022 nach § 130d ZPO grundsätzlich elektronisch einzureichen.
- Wer Post- und Fristenwege nicht sorgfältig organisiert, riskiert Fristversäumnisse, die nach § 85 Abs. 2 ZPO dem Mandanten zugerechnet werden und eine Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO ausschließen können.
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber richtet sich an Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Kanzleimitarbeitende, die den Post- und Nachrichtenverkehr einer Kanzlei organisieren. Er behandelt Papierpost, E-Mail, Fax und das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vom Eingang bis zum Ausgang.
Im Mittelpunkt stehen drei Fragen: Wie gelangt jeder Eingang zuverlässig in die richtige Akte und in den Fristenkalender? Welche Pflichten gelten im elektronischen Rechtsverkehr nach § 31a BRAO und § 130d ZPO? Und wie weisen Sie nach, dass ein Schriftstück rechtzeitig und vollständig versandt wurde?
Ergänzend geht es um die E-Mail-Kommunikation mit Mandanten und um das ersetzende Scannen von Papierunterlagen. Die Beiträge geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Jeder Beitrag nennt die maßgeblichen Normen, beschreibt typische Abläufe und zeigt, wo die Rechtsprechung besondere Anforderungen an die Büroorganisation stellt. So können Sie Ihre eigenen Prozesse überprüfen.
Posteingang in der Kanzlei organisieren
Ein sicherer Posteingang folgt festen Schritten und klaren Zuständigkeiten. Der Beitrag beschreibt, wie Eingänge erfasst, der richtigen Akte zugeordnet und Fristen sofort notiert werden. Ausführlich: Posteingang in der Kanzlei organisieren.
beA: Nutzungspflichten für Anwälte
Das beA bringt eine passive und eine aktive Nutzungspflicht mit sich. Der Beitrag erklärt beide Pflichten und was gilt, wenn die elektronische Einreichung technisch nicht möglich ist. Ausführlich: beA: Nutzungspflichten für Anwälte.
Postausgang und Zustellnachweis
Im Streitfall zählt, was Sie belegen können. Der Beitrag zeigt, welche Nachweise bei Brief, Fax, E-Mail und beA tragen und wie eine Ausgangskontrolle aufgebaut ist. Ausführlich: Postausgang und Zustellnachweis.
E-Mail-Kommunikation mit Mandanten
Unverschlüsselte E-Mail ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, aber nicht für jeden Inhalt geeignet. Der Beitrag ordnet die Vorgaben der BORA und der DSGVO ein und stellt sichere Alternativen vor. Ausführlich: E-Mail-Kommunikation mit Mandanten.
Scannen und ersetzendes Scannen in der Kanzlei
Viele Kanzleien wollen Papier nach dem Scannen vernichten. Der Beitrag erklärt, was ersetzendes Scannen bedeutet, welche Anforderungen gelten und welche Dokumente im Original bleiben sollten. Ausführlich: Scannen und ersetzendes Scannen in der Kanzlei.
Alle Themen im Überblick
Posteingang in der Kanzlei organisieren
Wie läuft ein sicherer Posteingang ab? Erfassen, zuordnen, Fristen notieren und Zuständigkeiten klar regeln.
beA: Nutzungspflichten für Anwälte
Was bedeuten passive und aktive Nutzungspflicht des beA? § 31a BRAO, § 130d ZPO und was bei technischen Störungen gilt.
Postausgang und Zustellnachweis
Wie dokumentieren Kanzleien den Postausgang, und welche Nachweise zählen bei Brief, Fax, E-Mail und beA?
E-Mail-Kommunikation mit Mandanten
Dürfen Anwälte unverschlüsselt mailen? Einwilligung, Verschlüsselung und sichere Alternativen für die Mandantenkommunikation.
Scannen und ersetzendes Scannen in der Kanzlei
Darf Papier nach dem Scannen vernichtet werden? Anforderungen an das ersetzende Scannen und die digitale Akte.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Welche Schritte gehören zum Posteingang?
Zum Posteingang gehören das Öffnen und Erfassen, die Zuordnung zur Akte, die Fristenprüfung und die Vorlage an die zuständige Person. Diese Schritte gelten für Papierpost, Fax, E-Mail und beA gleichermaßen. Ausführlich: Posteingang in der Kanzlei organisieren.
Was ist die passive Nutzungspflicht?
Die passive Nutzungspflicht verpflichtet Sie, Ihr beA empfangsbereit zu halten und die dort eingehenden Zustellungen und Mitteilungen zur Kenntnis zu nehmen. Sie ergibt sich aus § 31a Abs. 6 BRAO und gilt seit dem 1. Januar 2018. Ausführlich: beA: Nutzungspflichten für Anwälte.
Warum muss der Postausgang dokumentiert werden?
Der Postausgang muss dokumentiert werden, weil Sie im Streitfall beweisen müssen, dass ein Schriftstück rechtzeitig und vollständig beim Empfänger eingegangen ist. Bei Willenserklärungen kommt es nach § 130 BGB auf den Zugang an, bei Schriftsätzen auf den Eingang bei Gericht. Ausführlich: Postausgang und Zustellnachweis.
Ist unverschlüsselte E-Mail zulässig?
Unverschlüsselte E-Mail kann nach § 2 Abs. 2 BORA mit Zustimmung des Mandanten berufsrechtlich zulässig sein. Der Mandant kann sie ausdrücklich erlauben; von Zustimmung kann auch ausgegangen werden, wenn er diesen Kommunikationsweg selbst beginnt oder vorschlägt und ihn nach einem zumindest pauschalen Hinweis auf Vertraulichkeitsrisiken fortsetzt. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen aus Art. 32 DSGVO bleiben daneben zu beachten. Ausführlich: E-Mail-Kommunikation mit Mandanten.
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen bedeutet, dass ein Papierdokument digitalisiert und das Original anschließend vernichtet wird. Der Scan ersetzt damit das Papier, anders als beim bloßen Kopierscan, bei dem das Original aufbewahrt bleibt. Ausführlich: Scannen und ersetzendes Scannen in der Kanzlei.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 31a BRAO – Besonderes elektronisches Anwaltspostfach
- § 130a ZPO – Elektronisches Dokument
- § 130d ZPO – Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden
- § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
- § 50 BRAO – Handakten
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.