Mandanten richtig informieren

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Mandantenportal und digitale Mandantenkommunikation. Verwandte Themen: Mandantenportal: Nutzen für Kanzlei und Mandanten und Dokumente sicher mit Mandanten austauschen.

Welche Informationspflichten bestehen

Anwältinnen und Anwälte müssen Mandanten über den Fortgang der Sache, über Kosten und über Risiken informieren. Die zentrale berufsrechtliche Vorschrift ist § 11 Abs. 1 BORA: Der Mandant ist über alle wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten, und ihm ist von allen wesentlichen erhaltenen oder versandten Schriftstücken Kenntnis zu geben.

Aus dem Anwaltsvertrag als Geschäftsbesorgungsvertrag folgen Auskunfts- und Rechenschaftspflichten nach §§ 675 Abs. 1, 666 BGB. Daneben muss der Anwalt den Mandanten im Rahmen des erteilten Auftrags über entscheidungserhebliche rechtliche Risiken, Handlungsmöglichkeiten und wesentliche Verfahrensentwicklungen informieren. Der Umfang der Beratungs- und Belehrungspflichten richtet sich nach Auftrag, Kenntnisstand des Mandanten und den erkennbaren Risiken; eine bestimmte Form oder ein pauschales Intervall für sämtliche Sachstandsmitteilungen ist nicht gesetzlich festgeschrieben.

Für Kosten gelten besondere Hinweispflichten. Nach § 49b Abs. 5 BRAO ist vor Übernahme des Auftrags darauf hinzuweisen, wenn sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert richten. Im arbeitsgerichtlichen Verfahren des ersten Rechtszugs ist nach § 12a Abs. 1 S. 2 ArbGG darauf hinzuweisen, dass kein Anspruch auf Erstattung der Anwaltskosten besteht. Datenschutzrechtlich sind die Informationen nach Art. 13 DSGVO zu erteilen.

• wesentliche Vorgänge und Schriftstücke (§ 11 Abs. 1 BORA)
• Auskunft und Rechenschaft (§ 666 BGB)
• Abrechnung nach Gegenstandswert (§ 49b Abs. 5 BRAO)
• keine Kostenerstattung im arbeitsgerichtlichen ersten Rechtszug (§ 12a ArbGG)
• Datenschutzinformation (Art. 13 DSGVO)

Wann und wie oft informiert wird

Informiert wird unverzüglich, sobald ein wesentlicher Vorgang eintritt, also ohne schuldhaftes Zögern; einen festen Rhythmus schreibt das Gesetz nicht vor. Wesentlich sind etwa Eingänge des Gerichts oder der Gegenseite, Termine, Fristen, Vergleichsangebote und Entscheidungen.

Neben anlassbezogenen Informationen helfen regelmäßige Sachstandsberichte bei länger laufenden Mandaten, unnötige Rückfragen zu vermeiden. Nach § 11 Abs. 1 BORA sind Mandanten über alle für den Fortgang der Sache wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten und über wesentliche ein- und ausgehende Schriftstücke zu informieren. § 11 Abs. 2 BORA verlangt außerdem, dass Anfragen des Mandanten unverzüglich beantwortet werden.

Die Form richtet sich nach dem Inhalt und der Absprache mit dem Mandanten. Schriftstücke leiten Sie in Kopie oder über ein Portal weiter. Bei Entscheidungen, die der Mandant treffen muss, etwa über ein Vergleichsangebot oder ein Rechtsmittel, sollten Sie die Frist und die Folgen deutlich benennen und die Antwort mit einer Wiedervorlage nachhalten.

Information dokumentieren

Dokumentieren Sie jede wesentliche Information so, dass sich später belegen lässt, was der Mandant wann erhalten hat. Nach § 50 Abs. 1 BRAO muss die Handakte ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung geben; dazu gehört auch die Kommunikation mit dem Mandanten.

In anwaltlichen Haftungsprozessen trägt grundsätzlich der Mandant die Darlegungs- und Beweislast für Pflichtverletzung, Schaden und Kausalität. Bestreitet er eine gebotene Aufklärung, kann den Anwalt abhängig von den Umständen eine sekundäre Darlegungslast dazu treffen, wann, wie und mit welchem Inhalt er beraten hat. Die konkrete Beweislastverteilung ist fallabhängig; die vollständige Dokumentation wichtiger Hinweise, Entscheidungen und Weisungen erleichtert die spätere Rekonstruktion.

Halten Sie telefonische Hinweise in einer kurzen Gesprächsnotiz fest und bestätigen Sie wichtige Belehrungen schriftlich. Bei Portalen hilft ein Abrufprotokoll. Eine Weiterleitung per E-Mail belegen Sie durch die abgelegte gesendete Nachricht; der Zugang beim Mandanten ist damit allerdings noch nicht bewiesen.

• Gesprächsnotiz mit Datum und Inhalt
• schriftliche Bestätigung wichtiger Hinweise
• Kopie des weitergeleiteten Dokuments in der Akte
• Abrufprotokoll des Portals
• Antwort oder Entscheidung des Mandanten

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 11 BORA – Mandatsbearbeitung, Unterrichtung des Mandanten
• § 666 BGB – Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
• § 49b BRAO – Vergütung
• § 12a ArbGG – Kostentragungspflicht
• § 50 BRAO – Handakten
• Art. 13 DSGVO – Informationspflicht bei Erhebung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.