Das Wichtigste in Kürze
- Ein Mandantenportal bündelt Dokumentenaustausch, Nachrichten und Statusinformationen an einem geschützten Ort.
- Es unterstützt die Pflicht aus § 11 Abs. 1 BORA, Mandanten über wesentliche Vorgänge zu unterrichten und ihnen wesentliche Schriftstücke zur Kenntnis zu geben.
- Ein Portal nimmt der Kanzlei die Verantwortung für die Vertraulichkeit nach § 43a Abs. 2 BRAO nicht ab, erleichtert aber deren technische Umsetzung.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Mandantenportal und digitale Mandantenkommunikation. Verwandte Themen: Dokumente sicher mit Mandanten austauschen und Zwei-Faktor-Anmeldung für Mandanten.
Welche Aufgaben ein Portal übernimmt
Ein Mandantenportal übernimmt den geschützten Austausch von Dokumenten und Nachrichten zwischen Kanzlei und Mandanten sowie die Information über den Stand der Sache. Mandanten melden sich an und sehen die Unterlagen, die die Kanzlei für sie freigegeben hat.
Typische Funktionen sind das Hochladen von Unterlagen durch Mandanten, das Bereitstellen von Schriftsätzen und Gerichtsschreiben, Nachrichten zur Akte und eine Übersicht über anstehende Termine. Manche Portale bieten zusätzlich Fragebögen zur Mandatsaufnahme oder elektronische Signaturen für Vollmachten und Vereinbarungen.
Ein Portal ist kein Ersatz für die Akte in der Kanzleisoftware. Es zeigt einen ausgewählten Ausschnitt, den die Kanzlei bewusst freigibt. Interne Notizen, Entwürfe und Korrespondenz, die nicht für den Mandanten bestimmt ist, bleiben in der Kanzlei. Legen Sie deshalb vor der Einführung fest, welche Dokumentarten grundsätzlich freigegeben werden und welche nie.
- Dokumente für Mandanten bereitstellen
- Unterlagen von Mandanten empfangen
- Nachrichten zur Akte austauschen
- Termine und Sachstand anzeigen
- Fragebögen zur Mandatsaufnahme
Nutzen für die Kanzlei
Für die Kanzlei liegt der Nutzen vor allem in weniger Rückfragen, einem geordneten Eingang von Unterlagen und einem sichereren Austausch als per unverschlüsselter E-Mail. Mandanten, die den Stand ihrer Sache selbst einsehen können, rufen seltener an, nur um nachzufragen.
Unterlagen, die Mandanten hochladen, landen direkt in der richtigen Akte statt in persönlichen Postfächern. Das spart Zuordnungsaufwand und verringert das Risiko, dass Dokumente übersehen werden. Uploads mit Checklisten helfen zudem, vollständige Unterlagen zu erhalten, etwa bei der Mandatsaufnahme.
Ein Portal unterstützt auch die Unterrichtungspflicht nach § 11 Abs. 1 BORA, weil wesentliche Schriftstücke nachvollziehbar bereitgestellt werden. Das Bereitstellen allein ist aber nicht dasselbe wie eine Kenntnisnahme. Bei wichtigen Vorgängen, etwa einem Urteil mit laufender Rechtsmittelfrist, sollten Sie zusätzlich aktiv informieren und prüfen, ob das Dokument abgerufen wurde.
Nutzen für Mandanten
Mandanten profitieren von jederzeitigem Zugriff auf ihre Unterlagen, einem geschützten Kommunikationsweg und mehr Transparenz über den Fortgang ihrer Sache. Sie müssen nicht in E-Mail-Postfächern nach dem letzten Schriftsatz suchen.
Unternehmensmandanten mit vielen Akten schätzen oft eine gebündelte Übersicht. Privatpersonen hilft ein Portal vor allem dann, wenn es einfach bedienbar ist und auf dem Smartphone funktioniert. Ein kompliziertes Anmeldeverfahren oder eine unübersichtliche Oberfläche kann den Nutzen dagegen zunichtemachen. Testen Sie das Portal deshalb vor der Einführung mit einigen Mandanten, die wenig technische Erfahrung haben.
Nicht alle Mandanten wollen oder können ein Portal nutzen. Bieten Sie deshalb weiterhin einen anderen Weg an, etwa die Post, und erklären Sie zu Beginn des Mandats, welche Informationen über das Portal kommen. So vermeiden Sie, dass Mandanten wichtige Dokumente übersehen, weil sie das Portal nicht regelmäßig öffnen.
- Zugriff auf Unterlagen rund um die Uhr
- geschützter Weg für vertrauliche Dokumente
- Überblick über Sachstand und Termine
- Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
Häufige Fragen kurz beantwortet
Welche Aufgaben übernimmt ein Mandantenportal?
Ein Mandantenportal übernimmt den geschützten Austausch von Dokumenten und Nachrichten zwischen Kanzlei und Mandanten sowie die Information über den Stand der Sache. Mandanten melden sich an und sehen die Unterlagen, die die Kanzlei für sie freigegeben hat.
Welchen Nutzen hat ein Mandantenportal für die Kanzlei?
Für die Kanzlei liegt der Nutzen vor allem in weniger Rückfragen, einem geordneten Eingang von Unterlagen und einem sichereren Austausch als per unverschlüsselter E-Mail. Mandanten, die den Stand ihrer Sache selbst einsehen können, rufen seltener an, nur um nachzufragen.
Welchen Nutzen hat ein Mandantenportal für Mandanten?
Mandanten profitieren von jederzeitigem Zugriff auf ihre Unterlagen, einem geschützten Kommunikationsweg und mehr Transparenz über den Fortgang ihrer Sache. Sie müssen nicht in E-Mail-Postfächern nach dem letzten Schriftsatz suchen.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 11 BORA – Mandatsbearbeitung, Unterrichtung des Mandanten
- § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
- § 666 BGB – Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.