XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zur Kanzlei?

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber E-Rechnung für Kanzleien. Verwandte Themen: E-Rechnungspflicht für Anwälte: Was gilt ab wann? und Die Anwaltsrechnung als E-Rechnung.

Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich vor allem in der Darstellung: XRechnung ist ein reiner strukturierter Datensatz, ZUGFeRD ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um.

Die XRechnung ist ein in Deutschland verbreiteter Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und besteht aus strukturierten XML-Daten. Bei Rechnungen an Bundesbehörden kann eine Leitweg-ID vorgeschrieben sein; konkrete Einreichungsportale, Pflichtfelder und Ausnahmen ergeben sich aus der einschlägigen E-Rechnungsverordnung und den Vorgaben des jeweiligen Rechnungsempfängers.

ZUGFeRD enthält neben strukturierten XML-Daten eine menschenlesbare PDF-Ansicht. Umsatzsteuerlich ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datenteil führend: Stimmen PDF und XML nicht überein, sind für die elektronischen Rechnungsdaten grundsätzlich die Angaben des strukturierten Teils maßgeblich. Abweichende Angaben sind dennoch zu klären, um Fehler und Risiken beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.

Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG.

• XRechnung: reines XML, Syntax UBL oder CII
• ZUGFeRD: PDF mit eingebetteter XML-Datei
• beide: Umsetzung der EN 16931
• einfaches PDF: keine E-Rechnung

Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?

ZUGFeRD kann ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, sofern ein geeignetes Profil verwendet wird, das die Pflichtangaben strukturiert enthält. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen nach der Finanzverwaltung diese Anforderungen nicht. Die technische Umsetzung und das konkrete Profil sollten mit einem aktuellen EN-16931-Validator überprüft werden.

Die Profile unterscheiden sich im Umfang der strukturierten Daten. BASIC deckt einfache Rechnungen mit Positionen ab, das Profil EN 16931 bildet die Norm vollständig ab. EXTENDED enthält zusätzliche Felder, die über die Norm hinausgehen. Diese Zusatzdaten dürfen die Verarbeitung der normkonformen Angaben nicht behindern.

Factur-X und ZUGFeRD werden gemeinsam vom deutschen FeRD und der französischen FNFE-MPE entwickelt. Die aktuelle Zuordnung lautet ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2; die am 4. August 2026 veröffentlichte Fassung gilt seit dem 1. September 2026. Beide Formate sind in dieser Version technisch identisch und rückwärtskompatibel (Quelle: FeRD, ZUGFeRD 2.5.2). Das erzeugte Profil und die aktuell verwendeten Validierungsregeln sollten mit den jeweiligen Schema- und Schematron-Dateien geprüft werden.

• MINIMUM: nicht ausreichend
• BASIC-WL: nicht ausreichend
• BASIC: ausreichend
• EN 16931 (COMFORT): ausreichend
• EXTENDED: ausreichend
• XRECHNUNG: ausreichend

Welches Format sollte die Kanzlei wählen?

Für viele Kanzleien ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 eine praktikable Wahl, weil Mandanten die Rechnung zusätzlich als PDF lesen können. Für das Umsatzsteuerrecht können mehrere interoperable strukturierte Formate zulässig sein. Der konkrete Übermittlungsweg und besondere Formatwünsche sind zivilrechtlich zwischen den Parteien oder durch einschlägige Sondervorschriften, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen, zu klären.

Die XRechnung empfiehlt sich, wenn Sie öffentliche Auftraggeber vertreten oder Mandanten sie ausdrücklich anfordern. Viele Unternehmen mit automatisierter Buchhaltung verarbeiten beide Formate. Klären Sie bei größeren Mandanten, welches Format und welcher Übertragungsweg erwartet werden.

Wichtiger als das Format ist, dass Ihre Abrechnungssoftware alle Angaben der Anwaltsrechnung vollständig in die strukturierten Daten überträgt. Prüfen Sie außerdem, ob die Software eingehende Rechnungen in beiden Formaten lesen kann. Eine spätere Änderung des Formats ist in der Regel ohne großen Aufwand möglich, sofern die Stammdaten vollständig gepflegt sind.

• Mandantenkreis: überwiegend Unternehmen, Behörden oder Verbraucher?
• Wünsche größerer Mandanten zu Format und Übertragungsweg
• Fähigkeiten der eigenen Abrechnungssoftware
• Lesbarkeit für Mandanten ohne eigene Software

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• Europäische Norm EN 16931 – Elektronische Rechnungsstellung
• BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie ergänzendes BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.