Die Anwaltsrechnung als E-Rechnung

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber E-Rechnung für Kanzleien. Verwandte Themen: E-Rechnungspflicht für Anwälte: Was gilt ab wann? und XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zur Kanzlei?.

Welche Pflichtangaben gelten für die Anwaltsrechnung?

Für die Anwaltsrechnung gelten zwei Kataloge nebeneinander: die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und die gebührenrechtlichen Angaben nach § 10 Abs. 2 RVG. Die E-Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Angaben in den strukturierten Daten abbilden.

Nach § 10 Abs. 2 RVG sind die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands, die Bezeichnung der Auslagen und die angewandten Nummern des Vergütungsverzeichnisses anzugeben. Bei Wertgebühren gehört auch der Gegenstandswert dazu. Für Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen genügt die Angabe des Gesamtbetrags.

Die Positionen der E-Rechnung können die Gebührenbezeichnungen und Nummern des RVG-Vergütungsverzeichnisses als aussagekräftige Positionsbeschreibungen enthalten. Zusätzliche für § 10 Abs. 2 RVG notwendige Angaben wie Gegenstandswert, Gebührensatz und die Berechnung sollten in einer dauerhaft lesbaren RVG-Berechnung dargestellt werden. Ob Zusatzinformationen im jeweiligen XRechnungs- oder ZUGFeRD-Profil als Positionstext, Rechnungsnotiz oder Anlage transportiert werden können, ist anhand der eingesetzten Formatversion technisch zu validieren; ein universelles RVG-Sonderfeld existiert in EN 16931 nicht.

• Name und Anschrift von Kanzlei und Mandant
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kanzlei
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung sowie Leistungszeitraum
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
• Gebührentatbestände, VV-Nummern und Gegenstandswert nach § 10 RVG

Wie wird die Form nach § 10 RVG gewahrt?

§ 10 Abs. 1 RVG verlangt für die Einforderung der Vergütung eine Berechnung in Textform, die dem Auftraggeber vom Anwalt oder auf dessen Veranlassung mitgeteilt wird. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Die umsatzsteuerlichen Formatvorgaben für die E-Rechnung nach § 14 UStG gelten daneben.

Die Textform nach § 126b BGB erfordert eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden nennt und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Bei einer rein strukturierten XML-Rechnung ist deshalb nicht die Unterschrift, sondern die lesbare Mitteilung der RVG-Berechnung praktisch sicherzustellen. Um die Anforderungen der Textform zuverlässig abzudecken, sollte bei einer reinen XML-Rechnung eine für den Empfänger dauerhaft speicherbare, lesbare Ansicht der RVG-Berechnung bereitgestellt werden.

Praktisch bietet sich an, die RVG-Berechnung mit ihren Pflichtangaben zusätzlich in einer lesbaren Ansicht bereitzustellen, etwa im PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung oder als gesonderte PDF-Berechnung in Textform. Die nach § 14 UStG erforderlichen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen unabhängig davon vollständig im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen.

Das Umsatzsteuerrecht verlangt für die E-Rechnung keine Signatur.

Vorschuss, Schlussrechnung und Auslagen

Vorschussanforderungen nach § 9 RVG können umsatzsteuerlich als Anzahlungsrechnungen zu behandeln sein, wenn über ein Entgelt für eine noch auszuführende Leistung abgerechnet wird. Bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen gelten grundsätzlich die E-Rechnungsanforderungen des § 14 UStG unter Berücksichtigung der Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Die Hinweise des BMF zu Anzahlungs- und Schlussrechnungen sind zu beachten; eine bloße Zahlungsbitte ist nicht ohne Prüfung mit jeder umsatzsteuerlichen Anzahlungsrechnung gleichzusetzen.

In der Schlussrechnung sind vereinnahmte Vorschüsse und darauf entfallende Umsatzsteuer nach § 14 Abs. 5 UStG nachvollziehbar abzusetzen; die RVG-Berechnung muss Vorschüsse ebenfalls berücksichtigen (§ 10 Abs. 2 RVG). Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 wird es bis zum 30. Juni 2030 unter anderem nicht beanstandet, wenn in einer E-Schlussrechnung die Summe der Anzahlungen im strukturierten Feld BT-113 (Paid amount) und die erforderlichen Einzelheiten im Freitextfeld BT-22 (Invoice note) angegeben werden. Alternativ kann unter den im Schreiben genannten Voraussetzungen eine eingebettete Anlage verwendet werden, auf die der strukturierte Teil ausdrücklich verweist. Die Umsetzung muss zum gewählten Rechnungsprofil passen.

Bei Auslagen ist zwischen eigenen umsatzsteuerlich zum Entgelt gehörenden Kanzleiauslagen und echten durchlaufenden Posten zu unterscheiden. Nur Beträge, die der Anwalt im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt, gehören nach § 10 Abs. 1 UStG nicht zum Entgelt. Das kann bei Gerichtskosten zutreffen; etwa Aktenversendungspauschalen oder sonstige Auslagen sind anhand des konkreten Zahlungsschuldners und der Abrechnung gesondert zu beurteilen.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 10 RVG – Berechnung
• § 9 RVG – Vorschuss
• BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024, 15.10.2025 und ergänzend vom 15.10.2026 (III C 5 – S 7287-a/00019/021/017)

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.