Das Wichtigste in Kürze
- Für den Empfang von E-Rechnungen genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
- Die Rechnung muss inhaltlich geprüft werden, weil der Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung voraussetzt (§ 15 Abs. 1 UStG).
- Aufzubewahren ist die E-Rechnung im Originalformat, also mit den strukturierten Daten (§ 14b UStG, § 147 AO).
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber E-Rechnung für Kanzleien. Verwandte Themen: E-Rechnungspflicht für Anwälte: Was gilt ab wann? und XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zur Kanzlei?.
Wie empfängt die Kanzlei E-Rechnungen?
Die Kanzlei kann E-Rechnungen über ein E-Mail-Postfach empfangen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt ein E-Mail-Postfach grundsätzlich, um die gesetzliche Empfangsbereitschaft sicherzustellen. Daneben kommen Portale, elektronische Schnittstellen und Netzwerke wie Peppol in Betracht; die Kanzlei muss eine Verarbeitung und Archivierung der strukturierten Daten organisieren.
Ein zentrales Rechnungspostfach hat sich bewährt. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern von Berufsträgern und gehen im Urlaub nicht unter. Teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit.
Rechnungen, die über Portale bereitgestellt werden, müssen Sie aktiv abrufen. Achten Sie darauf, dass die XML-Datei tatsächlich heruntergeladen wird und nicht nur eine PDF-Ansicht. Vereinbaren Sie mit Lieferanten, welcher Weg genutzt wird, und dokumentieren Sie das. Prüfen Sie außerdem, ob Spamfilter oder Größenbeschränkungen des Postfachs Rechnungen mit Anhängen zurückhalten. Ein Rechnungspostfach, das niemand regelmäßig liest, erfüllt den Zweck nicht.
- zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen
- Lieferantenportale mit Download der XML-Datei
- Schnittstellen oder Peppol, soweit vorhanden
Wie werden E-Rechnungen geprüft und lesbar gemacht?
E-Rechnungen machen Sie mit einem Anzeigeprogramm lesbar, das die XML-Daten in eine verständliche Ansicht umwandelt, und prüfen sie anschließend wie jede andere Rechnung. Bei ZUGFeRD ist zwar ein PDF enthalten, maßgeblich bleiben aber die XML-Daten.
Die Prüfung hat zwei Ebenen. Technisch klären Sie, ob die Datei einem zulässigen Format entspricht und sich verarbeiten lässt. Inhaltlich prüfen Sie die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und die sachliche Richtigkeit. Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 UStG).
Erhalten Sie nach Ablauf der einschlägigen Übergangsfristen eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung, obwohl eine E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Sie beim Rechnungsaussteller eine ordnungsgemäße E-Rechnung anfordern. Die Folgen für den Vorsteuerabzug hängen von den Umständen und den einschlägigen Rechnungs- und Berichtigungsvorschriften ab; die fehlende Strukturierung darf deshalb nicht ungeprüft mit einem endgültigen Verlust des Vorsteuerabzugs gleichgesetzt werden. Legen Sie fest, wer prüft, wer freigibt und wer bucht.
- Eingang erfassen und XML-Datei sichern
- technisch validieren und lesbar darstellen
- Pflichtangaben und Leistung prüfen
- freigeben, buchen und zahlen
- im Originalformat archivieren
Wie lange und wie werden sie aufbewahrt?
E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf, also mit der XML-Datei, und zwar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt nicht.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Buchungsbelege unterliegen seit dem 1. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich einer achtjährigen Frist (§ 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes), vorbehaltlich der gesetzlichen Übergangsregeln und längerer Aufbewahrung im steuerlich noch relevanten Einzelfall. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen trifft auch Kanzleien mit Einnahmenüberschussrechnung.
Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare, vollständige und gegen unbemerkte Änderungen geschützte Aufbewahrung. Bei einer E-Rechnung genügt nach den mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 geänderten GoBD grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare PDF-Teil einer hybriden Rechnung muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Dokumentieren Sie, wie Rechnungen empfangen, geprüft und archiviert werden.
Häufige Fragen kurz beantwortet
Wie empfängt die Kanzlei E-Rechnungen?
Die Kanzlei kann E-Rechnungen über ein E-Mail-Postfach empfangen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt ein E-Mail-Postfach grundsätzlich, um die gesetzliche Empfangsbereitschaft sicherzustellen. Daneben kommen Portale, elektronische Schnittstellen und Netzwerke wie Peppol in Betracht; die Kanzlei muss eine Verarbeitung und Archivierung der strukturierten Daten organisieren.
Wie werden E-Rechnungen geprüft und lesbar gemacht?
E-Rechnungen machen Sie mit einem Anzeigeprogramm lesbar, das die XML-Daten in eine verständliche Ansicht umwandelt, und prüfen sie anschließend wie jede andere Rechnung. Bei ZUGFeRD ist zwar ein PDF enthalten, maßgeblich bleiben aber die XML-Daten.
Wie lange und wie werden sie aufbewahrt?
E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf, also mit der XML-Datei, und zwar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt nicht.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug
- GoBD: BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025 (BStBl I 2025 S. 1502)
- BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und ergänzend vom 15. Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.