E-Rechnung an Mandanten: Unternehmer oder Verbraucher?

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber E-Rechnung für Kanzleien. Verwandte Themen: E-Rechnungspflicht für Anwälte: Was gilt ab wann? und XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zur Kanzlei?.

Wann ist eine E-Rechnung an Mandanten Pflicht?

Eine E-Rechnung an Mandanten ist Pflicht, wenn der Mandant Unternehmer ist, die anwaltliche Leistung für sein Unternehmen bezieht und beide Seiten im Inland ansässig sind. Außerdem müssen die Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG abgelaufen sein.

Unternehmer ist nach § 2 Abs. 1 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt; Gewinnerzielungsabsicht ist nicht erforderlich. Auch Vereine, Stiftungen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts können insoweit Unternehmer sein, als sie entsprechende wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben. Ob für das konkrete Mandat eine umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht besteht, richtet sich nach dem Leistungsbezug für das Unternehmen und den übrigen Voraussetzungen des § 14 UStG.

Entscheidend ist, ob das Mandat für das Unternehmen des Leistungsempfängers geführt wird. Bei der inländischen E-Rechnungspflicht ist nach § 14 Abs. 2 UStG nicht nur der formale Sitz zu prüfen, sondern gegebenenfalls auch eine an dem Umsatz beteiligte inländische Betriebsstätte. Eine bloße deutsche Umsatzsteuerregistrierung eines ausländischen Unternehmers reicht hierfür nicht. Erfassen Sie daher unternehmerische Verwendung und die an der Leistung beteiligten Betriebsstätten.

• Mandant ist Unternehmer
• Leistung wird für das Unternehmen bezogen
• Kanzlei und Mandant im Inland ansässig
• keine Ausnahme wie Kleinbetragsrechnung
• Übergangsfrist abgelaufen

Was gilt bei Verbrauchern?

Bei Verbrauchern besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie können weiterhin eine Papierrechnung oder ein PDF per E-Mail versenden, sofern die Form des § 10 RVG gewahrt ist.

Eine E-Rechnung an Verbraucher ist nicht verboten, für viele Privatpersonen aber unpraktisch, weil sie XML-Dateien nicht öffnen können. Eine ZUGFeRD-Rechnung mit lesbarem PDF-Teil vermeidet dieses Problem.

Bei gemischt privat und unternehmerisch veranlassten Mandaten ist anhand des konkreten Leistungsbezugs zu prüfen, ob die anwaltliche Leistung für das Unternehmen bezogen wird. Ein ausschließlich privates Scheidungs- oder Erbmandat eines Unternehmers löst nicht allein wegen dessen Unternehmereigenschaft die B2B-E-Rechnungspflicht aus. Bei gemischt veranlassten Leistungen sollte die Zuordnung vor der Rechnungsstellung mit dem Mandanten geklärt und dokumentiert werden.

Sonderfälle: Rechtsschutzversicherung und Dritte

Übernimmt eine Rechtsschutzversicherung die Zahlung, wird sie dadurch nicht automatisch umsatzsteuerlicher Leistungsempfänger der anwaltlichen Tätigkeit. Regelmäßig bleibt der vertretene Mandant Auftraggeber und Leistungsempfänger; abweichende Vertragsgestaltungen sind im Einzelfall zu prüfen. Deshalb richtet sich die umsatzsteuerliche Rechnungsform grundsätzlich nach der Person und dem Leistungsbezug des tatsächlichen Leistungsempfängers, nicht nach dem Zahlungskonto.

Ob eine umsatzsteuerliche E-Rechnung erforderlich ist, richtet sich nach dem tatsächlichen Leistungsempfänger und dem Leistungsbezug. Bei einer anwaltlichen Leistung an einen privaten Verbraucher greift die inländische B2B-E-Rechnungspflicht nicht, auch wenn ein Versicherungsunternehmen die Kosten bezahlt. Ob die Rechtsschutzversicherung Umsatzsteuer erstattet, hängt dagegen von den konkreten Versicherungsbedingungen und der Vorsteuerabzugsberechtigung ab; eine generelle Nettoerstattungsregel lässt sich nicht unterstellen.

Entsprechende Fragen stellen sich bei Kostenerstattung durch den Gegner oder Zahlung durch Arbeitgeber und Verbände. Maßgeblich ist, wer die anwaltliche Leistung umsatzsteuerlich tatsächlich empfängt. Ein Kostenfestsetzungsantrag gegen den Prozessgegner nach §§ 103 ff. ZPO ist kein Abrechnungsdokument über eine Leistung an den Gegner im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG. Halten Sie die umsatzsteuerliche Rolle des Auftraggebers nachvollziehbar fest.

• Rechnungsempfänger ist grundsätzlich der Mandant
• E-Rechnungspflicht richtet sich nach dem Mandanten, nicht nach dem Zahler
• Vorsteuerabzugsberechtigung des Mandanten beachten
• Zahlungen Dritter in der Akte dokumentieren

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 10 RVG – Berechnung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.