Volltextsuche und Texterkennung in der Akte

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Dokumentenmanagement in der Kanzlei. Verwandte Themen: Ordnerstruktur der digitalen Akte und Schriftsatzvorlagen und Textbausteine.

Wie Volltextsuche funktioniert

Eine Volltextsuche durchsucht den Textinhalt aller erfassten Dokumente und liefert Treffer auch dann, wenn der Suchbegriff weder im Dateinamen noch in einer Kategorie vorkommt. Dazu liest das System die Dokumente vorab ein und legt einen Suchindex an, ähnlich einem Stichwortverzeichnis.

Der Index ermöglicht schnelle Antworten auch bei großen Beständen, weil nicht jedes Dokument bei jeder Suche neu gelesen wird. Neue Dokumente müssen allerdings erst indexiert werden, bevor sie auffindbar sind. Wie lange das dauert, hängt vom System und von der Dokumentmenge ab.

Gute Suchfunktionen berücksichtigen Wortformen, sodass „Kündigung“ auch „Kündigungen“ findet, und erlauben Filter nach Akte, Datum oder Kategorie. Sie beachten außerdem die Zugriffsrechte: Wer eine Akte nicht öffnen darf, sollte auch deren Inhalte nicht in Trefferlisten oder Textausschnitten sehen.

• Suche nach einzelnen Begriffen
• Suche nach genauen Wortfolgen
• Filter nach Akte, Datum und Kategorie
• Suche innerhalb einer einzelnen Akte

Texterkennung für Scans

Texterkennung, auch OCR genannt, wandelt das Bild eines gescannten Dokuments in maschinenlesbaren Text um und macht es damit durchsuchbar. Ohne Texterkennung ist ein Scan für die Suche nur ein Bild, dessen Inhalt unsichtbar bleibt.

Die Qualität hängt stark von der Vorlage ab. Saubere, gerade eingelegte Dokumente in ausreichender Auflösung liefern gute Ergebnisse; Handschrift, Stempel, schlechte Kopien und Tabellen führen häufiger zu Fehlern. Verlassen Sie sich deshalb bei entscheidenden Angaben wie Datum oder Frist nie allein auf den erkannten Text.

Für die elektronische Einreichung schreibt § 2 Abs. 1 ERVV grundsätzlich das PDF-Format vor. Die bis Ende 2021 geltende Pflicht, Dokumente möglichst durchsuchbar einzureichen, besteht nicht mehr. Wer Anlagen scannt, sollte aus Gründen der praktischen Bearbeitbarkeit dennoch nach Möglichkeit Texterkennung einsetzen; sie erzeugt eine durchsuchbare Textebene, ohne das sichtbare Scanbild zu verändern.

• Seiten gerade und einzeln einlegen
• Auflösung nach Empfehlung des Scanner-Herstellers wählen
• Erkennungssprache auf Deutsch stellen
• Ergebnis stichprobenartig prüfen

Suchen speichern und teilen

Gespeicherte Suchen halten häufig genutzte Suchanfragen fest, damit Sie sie mit einem Klick erneut ausführen können. Typische Beispiele sind „alle Urteile der letzten vier Wochen“ oder „alle Dokumente mit dem Begriff Vergleich in laufenden Verkehrsunfallakten“.

Geteilte Suchen helfen dem Team, einheitlich zu arbeiten. Eine Referatsleitung kann etwa eine Suche nach neu eingegangenen Gerichtsschreiben ohne Bearbeitungsvermerk für alle freigeben. So entstehen einfache Arbeitslisten ohne zusätzliche Pflege. Voraussetzung ist, dass Kategorien und Bearbeitungsvermerke einheitlich gepflegt werden, sonst liefert die Liste unvollständige Ergebnisse.

Beim Teilen gilt: Die Suche teilt nur die Anfrage, nicht die Berechtigung. Jede Person sieht nur Treffer aus Akten, auf die sie Zugriff hat. Achten Sie darauf, dass Namen geteilter Suchen keine vertraulichen Angaben wie Mandantennamen enthalten; das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 2 ERVV – Anforderungen an elektronische Dokumente
• Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
• § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.