Das Wichtigste in Kürze
- Gute Vorlagen enthalten nur das, was in jedem Fall gleich ist, und markieren alles Variable deutlich.
- Platzhalter übernehmen Namen, Anschriften und das gerichtliche Aktenzeichen direkt aus der Akte und verringern das Risiko von Fehladressierungen, die die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO berühren.
- Für elektronisch eingereichte Schriftsätze gelten die Formatvorgaben des § 2 ERVV, die schon bei der Gestaltung der Vorlage zu beachten sind.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Dokumentenmanagement in der Kanzlei. Verwandte Themen: Ordnerstruktur der digitalen Akte und Freigabe vor dem Versand.
Was eine gute Vorlage ausmacht
Eine gute Vorlage enthält den festen Rahmen eines Schreibens und lässt nur dort Raum, wo sich der Inhalt tatsächlich ändert. Sie spart Tipparbeit, sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild und verringert das Risiko, dass Pflichtangaben fehlen.
Trennen Sie Vorlagen und Textbausteine. Die Vorlage bestimmt Aufbau, Briefkopf und Formalien, etwa Rubrum, Anträge und Unterschriftszeile. Textbausteine sind wiederkehrende Absätze, zum Beispiel eine Standardbegründung zur Zuständigkeit, die Sie nur bei Bedarf einfügen.
Achten Sie auf die Vorgaben für den elektronischen Rechtsverkehr. Nach § 2 Abs. 1 ERVV sind elektronische Dokumente grundsätzlich im PDF-Format zu übermitteln; wenn bildliche Darstellungen im PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf zusätzlich TIFF verwendet werden. Die frühere Pflicht zur druckbaren, kopierbaren und möglichst durchsuchbaren Form entfiel zum 1. Januar 2022. Durchsuchbare PDFs bleiben für die Kanzleipraxis sinnvoll, sind aber nach § 2 ERVV nicht generell zwingend.
- einheitlicher Briefkopf und Aufbau
- klar markierte Eingabestellen
- keine Textreste aus früheren Mandaten
- Versionsvermerk und verantwortliche Person
Platzhalter aus der Akte
Platzhalter sind Felder in der Vorlage, die beim Erstellen automatisch mit Daten aus der Akte gefüllt werden, etwa Mandantenname, Anschrift der Gegenseite, gerichtliches Aktenzeichen oder zuständige Sachbearbeitung. Jede Angabe wird einmal in der Akte gepflegt und steht dann in allen Schreiben einheitlich zur Verfügung.
Der größte Nutzen liegt in der Fehlervermeidung. Abschreibfehler bei Namen oder Aktenzeichen können dazu führen, dass ein Schriftsatz nicht zugeordnet wird oder an falsche Empfänger geht. Ein falscher Empfänger berührt zudem die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO.
Planen Sie, was passiert, wenn ein Feld leer ist. Eine gute Vorlage zeigt dann einen auffälligen Hinweis statt einer stillen Lücke. Prüfen Sie außerdem Platzhalter für Anrede und Geschlecht, damit Formulierungen wie „die Klägerin“ oder „der Kläger“ grammatisch korrekt entstehen.
- Mandant und Gegner mit Anschrift
- Gericht und gerichtliches Aktenzeichen
- eigenes Aktenzeichen der Kanzlei
- Gegenstandswert
- Sachbearbeitung mit Durchwahl
Vorlagen pflegen und prüfen
Vorlagen brauchen eine verantwortliche Person und einen festen Prüfrhythmus, sonst veralten sie unbemerkt. Gesetzesänderungen, neue Bankverbindungen oder geänderte Formvorschriften müssen zeitnah in alle betroffenen Vorlagen einfließen.
Legen Sie fest, wer Vorlagen ändern darf. Änderungen sollten mit Datum und Grund dokumentiert werden, damit nachvollziehbar bleibt, welche Fassung wann galt. Arbeitskopien einzelner Personen gehören nicht in den zentralen Vorlagenbestand. Hilfreich ist ein kurzes Verzeichnis aller Vorlagen mit Zweck, Stand der letzten Prüfung und zuständiger Person. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Vorlagen lange nicht mehr angesehen wurden.
Testen Sie jede geänderte Vorlage mit einer Testakte, bevor Sie sie freigeben. Prüfen Sie dabei alle Platzhalter, Seitenumbrüche und die PDF-Ausgabe. Textbausteine mit rechtlichem Inhalt sollten Sie zusätzlich fachlich gegenlesen lassen, weil sie durch neue Rechtsprechung oder Gesetzesänderungen überholt sein können. Entfernen Sie Vorlagen, die niemand mehr nutzt, damit sie nicht versehentlich verwendet werden.
- Änderungsbedarf an die verantwortliche Person melden
- Vorlage ändern und Änderung vermerken
- mit einer Testakte prüfen
- fachlich freigeben
- alte Fassung archivieren
Häufige Fragen kurz beantwortet
Was macht eine gute Schriftsatzvorlage aus?
Eine gute Vorlage enthält den festen Rahmen eines Schreibens und lässt nur dort Raum, wo sich der Inhalt tatsächlich ändert. Sie spart Tipparbeit, sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild und verringert das Risiko, dass Pflichtangaben fehlen.
Was sind Platzhalter in Vorlagen und wie funktionieren sie?
Platzhalter sind Felder in der Vorlage, die beim Erstellen automatisch mit Daten aus der Akte gefüllt werden, etwa Mandantenname, Anschrift der Gegenseite, gerichtliches Aktenzeichen oder zuständige Sachbearbeitung. Jede Angabe wird einmal in der Akte gepflegt und steht dann in allen Schreiben einheitlich zur Verfügung.
Wer pflegt und prüft Vorlagen und in welchem Rhythmus?
Vorlagen brauchen eine verantwortliche Person und einen festen Prüfrhythmus, sonst veralten sie unbemerkt. Gesetzesänderungen, neue Bankverbindungen oder geänderte Formvorschriften müssen zeitnah in alle betroffenen Vorlagen einfließen.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 2 ERVV – Anforderungen an elektronische Dokumente
- § 130a ZPO – Elektronisches Dokument
- § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.