Freigabe vor dem Versand

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Dokumentenmanagement in der Kanzlei. Verwandte Themen: Ordnerstruktur der digitalen Akte und Schriftsatzvorlagen und Textbausteine.

Wozu ein Freigabe-Workflow dient

Ein Freigabe-Workflow dient dazu, Schreiben vor dem Versand inhaltlich und formal zu prüfen und diese Prüfung einer verantwortlichen Person zuzuordnen. Er verhindert, dass Entwürfe, falsche Anlagen oder Schreiben an falsche Empfänger hinausgehen.

Im Vordergrund stehen drei Risiken: inhaltliche Fehler, Formfehler und Verstöße gegen die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO. Ein falsch adressiertes Schreiben lässt sich im elektronischen Versand kaum zurückholen. Bei Schriftsätzen an Gerichte kommt hinzu, dass Formmängel die wirksame Einreichung gefährden können, etwa wenn die Anforderungen des § 130a Abs. 3 ZPO an Signatur und Übermittlungsweg nicht erfüllt sind.

Ein Workflow ersetzt nicht die Verantwortung der unterzeichnenden Person. Er macht aber sichtbar, welche Schreiben auf Freigabe warten, und verhindert, dass Freigaben im Tagesgeschäft untergehen. Zugleich schafft er eine einheitliche Arbeitsweise, auf die sich alle im Team verlassen können, auch in Vertretungssituationen.

Stufen der Freigabe

Die Zahl der Freigabestufen richtet sich nach Risiko und Art des Schreibens: Routinekorrespondenz braucht meist eine Stufe, fristgebundene Schriftsätze oder besonders folgenreiche Schreiben oft zwei. Legen Sie die Regeln vorab fest, statt im Einzelfall zu entscheiden.

Beim Vier-Augen-Prinzip erstellt eine Person den Entwurf, eine zweite prüft und gibt frei. Typisch ist die Vorbereitung durch Mitarbeitende und die inhaltliche Freigabe durch die sachbearbeitende Anwältin oder den sachbearbeitenden Anwalt. Bei Berufsanfängern kann eine zusätzliche Prüfung durch eine erfahrene Kollegin sinnvoll sein.

Trennen Sie inhaltliche und formale Prüfung. Die formale Kontrolle umfasst Empfänger, Aktenzeichen, Anlagen, Dateiformat und Signatur; sie lässt sich mit Checklisten abbilden und an geschulte Mitarbeitende delegieren. Die inhaltliche Prüfung bleibt anwaltliche Aufgabe. Halten Sie die Regeln schriftlich fest, damit neue Mitarbeitende sie von Beginn an kennen.

1. Entwurf erstellen
2. formale Prüfung: Empfänger, Aktenzeichen, Anlagen, Format
3. inhaltliche Freigabe durch den Berufsträger
4. Signatur und Versand
5. Versandkontrolle

Freigaben nachweisen

Eine Freigabe weisen Sie nach, indem Sie festhalten, wer welche Fassung wann freigegeben hat. Am zuverlässigsten gelingt das, wenn der Freigabevermerk automatisch mit dem Dokument in der Akte gespeichert wird.

Der Nachweis hilft bei internen Rückfragen, bei Haftungsfragen und im Verfahren über die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach § 233 ZPO, in dem die Kanzleiorganisation darzulegen ist. Nach § 85 Abs. 2 ZPO steht das Verschulden des Bevollmächtigten dem Verschulden der Partei gleich. Eine belegbare Organisation ist deshalb mehr als eine Formalie.

Zur Versandfreigabe gehört die nachgelagerte Ausgangskontrolle. Bei elektronischer Einreichung wird nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO eine automatisierte Bestätigung über den Eingang bei Gericht erzeugt. Die Kanzlei muss den Eingang und die Zuordnung zum richtigen Dokument kontrollieren (BGH, Beschluss vom 11. Mai 2021 – VIII ZB 9/20). Die Eingangsbestätigung sollte zur Akte gespeichert und eine Frist erst nach erfolgreicher Kontrolle erledigt werden.

• Name der freigebenden Person
• Zeitpunkt der Freigabe
• freigegebene Fassung
• Eingangsbestätigung des Gerichts

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 130a ZPO – Elektronisches Dokument
• § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
• § 85 ZPO – Wirkung der Prozessvollmacht
• § 50 BRAO – Handakten
• § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.