Nextcloud in der Anwaltskanzlei

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Dokumentenmanagement in der Kanzlei. Verwandte Themen: Ordnerstruktur der digitalen Akte und Schriftsatzvorlagen und Textbausteine.

Was Nextcloud leistet

Nextcloud ist eine quelloffene Plattform, mit der Sie Dateien zentral speichern, auf mehreren Geräten synchronisieren und gezielt mit anderen teilen. Anders als bei vielen Cloud-Diensten bestimmen Sie selbst, auf welchem Server die Daten liegen.

Nextcloud bietet Desktop- und Mobil-Clients, Freigabelinks, Versionsverwaltung sowie Benutzer- und Gruppenberechtigungen. Erweiterungen ermöglichen Kalender, Kontakte und die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten. Der genaue Funktionsumfang hängt von Serverversion, aktivierten Apps und der gewählten Betriebs- und Supportvariante ab. Prüfen Sie für den Kanzleieinsatz, ob die benötigten Funktionen in der eingesetzten Version tatsächlich verfügbar und administrativ freigeschaltet sind.

Für Kanzleien ist Nextcloud vor allem als Dokumentenspeicher interessant: Akten liegen in einer Ordnerstruktur, die im Browser und im Dateiexplorer erreichbar ist. Nextcloud ist allerdings keine Kanzleisoftware. Fristen, Beteiligte, Abrechnung und die Anbindung an das beA bildet es nicht ab. Es ergänzt eine Kanzleisoftware, ersetzt sie aber nicht, und sein Nutzen hängt davon ab, wie gut beide Systeme zusammenarbeiten.

• Synchronisation auf Rechner und Mobilgeräte
• Freigaben mit Passwort und Ablaufdatum
• Versionierung von Dateien
• serverseitige Verschlüsselung und bei unterstützter Konfiguration optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE). Letztere benötigt zusätzliche Apps und geeignete Clients. Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung lassen sich verschlüsselte Ordner nach der aktuellen Nextcloud-Dokumentation nur mit einer unterstützten Client-App anlegen; im Browser sind E2EE-Ordner nur lesbar. Die jeweiligen Funktionen hängen von der eingesetzten Server- und App-Version ab (siehe Nextcloud-Benutzerhandbuch).

Selbst betreiben oder betreiben lassen

Ob Sie Nextcloud selbst betreiben oder betreiben lassen, hängt vor allem davon ab, ob in der Kanzlei verlässliches IT-Wissen für Updates, Sicherungen und Überwachung vorhanden ist. Ein Server, der nicht zeitnah aktualisiert wird, gefährdet Mandatsgeheimnisse.

Beim Eigenbetrieb behalten Sie die volle Kontrolle, tragen aber auch die volle Verantwortung für die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören regelmäßige Updates, verschlüsselte Datensicherungen außerhalb des Servers, regelmäßige Wiederherstellungsproben und ein abgesicherter Zugang, etwa mit Zwei-Faktor-Anmeldung.

Beim Betrieb durch externe Dienstleister können diese Zugang zu geheimhaltungsbedürftigen Mandatsdaten erhalten. Nach § 43e Abs. 2 und 3 BRAO muss der Anwalt den Dienstleister sorgfältig auswählen und einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Begrenzung des Geheimniszugangs und Vorgaben für Unterauftragnehmer schließen. Nach § 43e Abs. 4 BRAO sind bei im Ausland erbrachten Dienstleistungen grundsätzlich vergleichbare Geheimnisschutzstandards erforderlich, soweit der Geheimnisschutz das gebietet. Datenschutzrechtlich ist bei Auftragsverarbeitung zusätzlich Art. 28 DSGVO zu beachten.

• Updates zeitnah einspielen
• verschlüsselte Sicherungen an einem zweiten Ort
• Wiederherstellung regelmäßig testen
• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Zugänge
• Verschwiegenheitsverpflichtung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Serverstandort klären

Anbindung an die Kanzleisoftware

Die Anbindung an die Kanzleisoftware erfolgt meist über WebDAV, einen offenen Standard für den Dateizugriff über das Netzwerk, den Nextcloud unterstützt. Die Kanzleisoftware legt Dokumente dann direkt in der passenden Aktenordnerstruktur ab und liest sie von dort.

Entscheidend ist, welches System führend ist. Wenn Dokumente sowohl in der Kanzleisoftware als auch in Nextcloud geändert, verschoben oder gelöscht werden können, muss geregelt sein, wie Konflikte aufgelöst werden. Sonst entstehen doppelte oder verwaiste Dateien, und die Handakte nach § 50 BRAO wird unvollständig.

Klären Sie außerdem, wie die Rechte zusammenspielen. Wer in der Kanzleisoftware keinen Zugriff auf eine Akte hat, darf sie auch in Nextcloud nicht sehen. Ob die Kanzleisoftware Berechtigungen an Nextcloud überträgt oder beide Systeme getrennt gepflegt werden, sollten Sie vor der Einführung mit dem Anbieter klären.

• führendes System festlegen
• Aktenordner automatisch anlegen lassen
• Zugriffsrechte abgleichen
• Verhalten bei Löschungen und Aufbewahrungsfristen klären
• Zugriffe protokollieren

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
• § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
• § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
• Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.