Gegner, Gerichte und Behörden erfassen

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Mandanten- und Beteiligtendaten in der Kanzlei. Verwandte Themen: Mandantenstammdaten richtig pflegen und Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden.

Welche Rollen es in einer Akte gibt

In einer Akte gibt es neben dem Mandanten vor allem den Gegner, den Bevollmächtigten der Gegenseite und die entscheidende Stelle, also Gericht oder Behörde. Je nach Verfahren kommen Zeugen, Sachverständige, Versicherungen, Nebenintervenienten und Streitverkündete (§§ 66, 72 ZPO) oder in der Zwangsvollstreckung Drittschuldner hinzu.

Die Rolle beschreibt die Funktion in dieser konkreten Akte, nicht die Person an sich. Erfassen Sie deshalb jede Person nur einmal als Stammdatensatz und weisen Sie ihr in jeder Akte ihre Rolle zu. So bleibt sichtbar, wenn jemand in einer Akte Zeuge und in einer anderen Gegner ist.

Für die Kollisionsprüfung nach § 43a Abs. 4 BRAO zählen vor allem Gegner und weitere Beteiligte mit eigenen Interessen. Erfassen Sie diese auch dann, wenn sie für die laufende Bearbeitung nur am Rande vorkommen.

• Mandant
• Gegner und Bevollmächtigter der Gegenseite
• Gericht oder Behörde
• Zeugen und Sachverständige
• Nebenintervenienten und Streitverkündete
• Versicherungen und Drittschuldner

Gerichte und Behörden als Beteiligte

Gerichte und Behörden legen Sie als eigene Stammdatensätze an und verknüpfen sie mit der Akte, statt die Anschrift jedes Mal neu einzugeben. Zu einem Gerichtsdatensatz gehören die genaue Bezeichnung, die Anschrift und der Übermittlungsweg für den elektronischen Rechtsverkehr. Anwältinnen und Anwälte reichen Schriftsätze bei Gericht grundsätzlich elektronisch ein (§ 130d ZPO), in der Regel über das beA.

Achten Sie auf die genaue Bezeichnung: Amtsgericht und Landgericht am selben Ort sind verschiedene Empfänger. Bei Behörden kann die zuständige Stelle von der Hauptanschrift abweichen, etwa bei Außenstellen oder eigenen Widerspruchsstellen.

Wechselt ein Verfahren die Instanz oder wird es an ein anderes Gericht verwiesen, ordnen Sie das neue Gericht der Akte zusätzlich zu, statt das alte zu überschreiben. So bleibt der Verfahrensgang nachvollziehbar, und frühere Aktenzeichen gehen nicht verloren.

Fremde Aktenzeichen festhalten

Fremde Aktenzeichen halten Sie in der Akte jeweils beim zugehörigen Beteiligten fest: das Zeichen des Gerichts, der Behörde, des gegnerischen Anwalts und der Versicherung. Jede dieser Stellen erwartet, dass Sie ihr Zeichen in Schreiben angeben. Umgekehrt ordnen Sie eingehende Post und beA-Nachrichten über diese Zeichen der richtigen Akte zu.

Übernehmen Sie fremde Aktenzeichen exakt in der Schreibweise der jeweiligen Stelle, einschließlich Leerzeichen, Schrägstrichen und Buchstabenkürzeln. Schon kleine Abweichungen erschweren die Suche. Ändert sich ein Aktenzeichen, etwa beim Instanzwechsel oder nach Abgabe an eine andere Abteilung, behalten Sie das alte als historischen Eintrag.

Gerichtliche Aktenzeichen verwenden je nach Gerichtsbarkeit und Bundesland unterschiedliche Registerzeichen und Organisationsregeln. Eine bundesweit einheitliche, für alle Gerichte identische Aktenzeichenstruktur gibt es nicht; die Aktenordnungen und Geschäftsverteilungsregelungen der Länder können sich unterscheiden. Übernehmen Sie das Aktenzeichen deshalb einschließlich Leerzeichen, Schrägstrichen und Registerzeichen aus dem gerichtlichen Schreiben und nutzen Sie es nicht als frei errechneten Schlüssel.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 66 ZPO – Nebenintervention
• § 72 ZPO – Zulässigkeit der Streitverkündung
• § 130d ZPO – Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden
• § 43a BRAO – Grundpflichten

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.