Das Wichtigste in Kürze
- Dubletten gefährden die Kollisionsprüfung, weil frühere Mandate oder Gegnerstellungen unter einem zweiten Datensatz unentdeckt bleiben (§ 43a Abs. 4 BRAO).
- Eine Dublettenprüfung bei der Erfassung vergleicht Name, Anschrift, Geburtsdatum und weitere Merkmale mit dem Bestand.
- Beim Zusammenführen bleiben alle Aktenbezüge erhalten; widersprüchliche Angaben sind zu berichtigen (Art. 16 DSGVO).
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Mandanten- und Beteiligtendaten in der Kanzlei. Verwandte Themen: Mandantenstammdaten richtig pflegen und Gegner, Gerichte und Behörden erfassen.
Warum Dubletten ein Risiko sind
Dubletten sind ein Risiko, weil die Kanzlei dieselbe Person unter mehreren Datensätzen führt, ohne es zu merken. Die Kollisionsprüfung findet dann nur einen Teil der Bezüge. Wer ein Unternehmen als Gegner unter „Meier GmbH“ und als Mandantin unter „Meyer GmbH“ erfasst, übersieht womöglich einen Interessenwiderstreit nach § 43a Abs. 4 BRAO.
Dubletten führen außerdem zu widersprüchlichen Daten. Eine neue Anschrift wird nur in einem Datensatz nachgetragen, Post geht an die alte Adresse, Zahlungen werden falsch zugeordnet. Das widerspricht dem Grundsatz der Richtigkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO).
Auch bei Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO wird es schwierig: Wer nicht alle Datensätze einer Person findet, erteilt eine unvollständige Auskunft. Gleiches gilt für die Löschung, bei der ein vergessener Zweitdatensatz bestehen bleibt.
Dubletten bei der Erfassung erkennen
Dubletten erkennen Sie am besten, bevor sie entstehen: Suchen Sie vor jeder Neuanlage im Bestand nach der Person oder dem Unternehmen. Eine gute Suche berücksichtigt abweichende Schreibweisen, Umlaute, vertauschte Vor- und Nachnamen und Zusätze wie Rechtsformen.
Ein Treffer beim Namen allein beweist noch keine Dublette. Vergleichen Sie weitere Merkmale: Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bei Unternehmen Registergericht und Registernummer. Die Registernummer ist zusammen mit dem Registergericht ein starkes Unterscheidungsmerkmal.
Legen Sie verbindliche Erfassungsregeln fest: Schreibweise von Rechtsformen, Abkürzungen, Reihenfolge von Namensbestandteilen, Format von Telefonnummern. Je einheitlicher erfasst wird, desto zuverlässiger funktioniert jede spätere Suche. Schulen Sie alle, die Daten erfassen, auf diese Regeln, und prüfen Sie stichprobenartig, ob sie eingehalten werden. Auch Datenimporte, etwa aus Online-Formularen oder beim Wechsel des Systems, sollten dieselbe Dublettenprüfung durchlaufen.
- Vor jeder Neuanlage im Bestand suchen
- Treffer anhand weiterer Merkmale prüfen
- Bestehenden Datensatz verwenden statt neu anzulegen
- Im Zweifel Rücksprache halten und Entscheidung vermerken
Bestehende Dubletten bereinigen
Bestehende Dubletten bereinigen Sie, indem Sie die Datensätze zu einem führenden Datensatz zusammenführen und alle Aktenbezüge auf ihn übertragen. Dabei darf kein Mandat, keine Rolle als Gegner und kein Zahlungsvorgang verloren gehen. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen sorgfältig, ob wirklich dieselbe Person gemeint ist.
Entscheiden Sie bei widersprüchlichen Angaben, welche aktuell ist, und berichtigen Sie den führenden Datensatz (Art. 16 DSGVO). Protokollieren Sie, welche Datensätze zusammengeführt wurden, damit sich der Vorgang später nachvollziehen lässt. Bestehen Zweifel, führen Sie die Datensätze nicht zusammen, sondern kennzeichnen sie als mögliche Dublette zur Klärung.
Wiederholen Sie nach einer Bereinigung die Kollisionsprüfung für laufende Akten der betroffenen Person. Erst die zusammengeführte Sicht zeigt, ob bisher verdeckte Bezüge zu Gegnern bestehen (§ 43a Abs. 4 BRAO). Planen Sie Bereinigungen regelmäßig ein, statt auf den nächsten Zufallsfund zu warten.
Häufige Fragen kurz beantwortet
Warum sind Dubletten in der Kanzleisoftware ein Risiko?
Dubletten sind ein Risiko, weil die Kanzlei dieselbe Person unter mehreren Datensätzen führt, ohne es zu merken. Die Kollisionsprüfung findet dann nur einen Teil der Bezüge. Wer ein Unternehmen als Gegner unter „Meier GmbH“ und als Mandantin unter „Meyer GmbH“ erfasst, übersieht womöglich einen Interessenwiderstreit nach § 43a Abs. 4 BRAO.
Wie erkenne ich Dubletten schon bei der Erfassung?
Dubletten erkennen Sie am besten, bevor sie entstehen: Suchen Sie vor jeder Neuanlage im Bestand nach der Person oder dem Unternehmen. Eine gute Suche berücksichtigt abweichende Schreibweisen, Umlaute, vertauschte Vor- und Nachnamen und Zusätze wie Rechtsformen.
Wie bereinige ich bestehende Dubletten in den Stammdaten?
Bestehende Dubletten bereinigen Sie, indem Sie die Datensätze zu einem führenden Datensatz zusammenführen und alle Aktenbezüge auf ihn übertragen. Dabei darf kein Mandat, keine Rolle als Gegner und kein Zahlungsvorgang verloren gehen. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen sorgfältig, ob wirklich dieselbe Person gemeint ist.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person
- Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.