Das Wichtigste in Kürze
- Eine Unterakte bietet sich an, wenn ein Mandat mehrere Verfahrensabschnitte umfasst, die gebührenrechtlich verschiedene oder besondere Angelegenheiten sind (§§ 17, 18 RVG).
- Verknüpfte Akten machen Zusammenhänge sichtbar, etwa zwischen Eilverfahren und Hauptsache, ohne die Dokumentation zu vermischen.
- Gleichartige Mandate lassen sich gruppieren; jede Mandantin und jeder Mandant sollte dabei eine eigene Handakte nach § 50 BRAO behalten.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Aktenführung in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte und Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise.
Wann lohnt sich eine Unterakte?
Eine Unterakte lohnt sich, wenn innerhalb eines Mandats ein eigenständiger Verfahrensabschnitt entsteht, der gesondert bearbeitet, befristet oder abgerechnet wird. Typische Beispiele sind die Zwangsvollstreckung nach einem Urteil, das Kostenfestsetzungsverfahren oder ein Rechtsmittelverfahren. Die Hauptakte bleibt die Klammer, die Unterakte bündelt Schriftverkehr und Fristen des Abschnitts.
Ein guter Anhaltspunkt ist das Gebührenrecht. § 17 Nr. 1 RVG behandelt Rechtsmittelverfahren und vorausgegangenen Rechtszug grundsätzlich als verschiedene Angelegenheiten, ebenso § 17 Nr. 2 RVG das Mahnverfahren und das streitige Verfahren. Besondere einzelne Vollstreckungshandlungen können nach § 18 RVG getrennte Angelegenheiten bilden. Eine eigene Unterakte unterstützt die Gebührenzuordnung.
Übertreiben Sie die Aufteilung nicht. Jede Unterakte braucht eigene Pflege, und zu viele kleine Teilakten machen die Sache unübersichtlich. Wird ein Vorgang ohne eigene Abrechnung und ohne eigene Fristen erledigt, genügt ein Vermerk in der Hauptakte.
- Mahnverfahren und anschließendes streitiges Verfahren
- Rechtsmittelverfahren
- Kostenfestsetzung
- Zwangsvollstreckung
Verfahren sinnvoll verknüpfen
Verfahren können inhaltlich verbunden, gebührenrechtlich aber getrennte Angelegenheiten sein. Das gilt insbesondere für die Hauptsache einerseits und bestimmte einstweilige Verfahren andererseits (§ 17 Nr. 4 RVG). Auch mehrere Klagen desselben Mandanten gegen denselben Gegner können organisatorisch verknüpft werden, ohne dass damit ihre gebührenrechtliche Einordnung automatisch feststeht.
Eine Verknüpfung sorgt dafür, dass beim Öffnen einer Akte die zugehörigen Verfahren sichtbar sind. Das hilft bei Fristen und Terminen, die sich gegenseitig beeinflussen, etwa wenn das Gericht ein Verfahren mit Blick auf ein anderes aussetzt (§ 148 ZPO). Verbindet das Gericht mehrere Prozesse (§ 147 ZPO), vermerken Sie das führende gerichtliche Aktenzeichen in allen betroffenen Akten.
Halten Sie die Art der Verbindung fest: Folgeverfahren, Parallelverfahren, Eilverfahren, Rechtsmittel. So erkennen auch Vertretungen und neue Mitarbeitende den Zusammenhang, ohne sich durch den gesamten Schriftverkehr arbeiten zu müssen.
Gleichartige Mandate gruppieren
Gleichartige Mandate gruppieren Sie, wenn viele Mandanten mit im Kern gleichem Sachverhalt gegen denselben Gegner oder aus demselben Anlass vorgehen, etwa bei Fluggastrechten oder Kapitalanlagen. Eine Gruppe ermöglicht, Musterschriftsätze, Sachstände und Termine gemeinsam zu pflegen. Jede Mandantin und jeder Mandant behält dennoch eine eigene Akte, die die eigene Bearbeitung abbildet (§ 50 Abs. 1 BRAO).
Achten Sie in Gruppen besonders auf die Verschwiegenheit (§ 43a Abs. 2 BRAO): Informationen eines Mandanten dürfen nicht ohne Weiteres in der Akte eines anderen auftauchen. Serienbriefe und Sammelinformationen gestalten Sie so, dass keine Daten anderer Mandanten erkennbar werden.
Prüfen Sie auch bei gemeinsam bearbeiteten Verfahren, ob die Interessen der vertretenen Mandanten tatsächlich gleichlaufen. Wenn mehrere Mandanten etwa um eine begrenzte Haftungsmasse konkurrieren, kann im konkreten Fall ein widerstreitendes Interesse nach § 43a Abs. 4 BRAO entstehen. Eine organisatorische Verfahrensgruppe ersetzt daher die individuelle Kollisionsprüfung nicht. Bei mehreren Auftraggebern derselben Angelegenheit gelten außerdem die gebührenrechtlichen Besonderheiten nach § 7 RVG.
Häufige Fragen kurz beantwortet
Wann lohnt sich eine Unterakte?
Eine Unterakte lohnt sich, wenn innerhalb eines Mandats ein eigenständiger Verfahrensabschnitt entsteht, der gesondert bearbeitet, befristet oder abgerechnet wird. Typische Beispiele sind die Zwangsvollstreckung nach einem Urteil, das Kostenfestsetzungsverfahren oder ein Rechtsmittelverfahren. Die Hauptakte bleibt die Klammer, die Unterakte bündelt Schriftverkehr und Fristen des Abschnitts.
Sind Hauptsache und einstweilige Verfahren nach § 17 Nr. 4 RVG getrennte Angelegenheiten?
Verfahren können inhaltlich verbunden, gebührenrechtlich aber getrennte Angelegenheiten sein. Das gilt insbesondere für die Hauptsache einerseits und bestimmte einstweilige Verfahren andererseits (§ 17 Nr. 4 RVG). Auch mehrere Klagen desselben Mandanten gegen denselben Gegner können organisatorisch verknüpft werden, ohne dass damit ihre gebührenrechtliche Einordnung automatisch feststeht.
Wann sollte ich gleichartige Mandate in einer Gruppe zusammenfassen?
Gleichartige Mandate gruppieren Sie, wenn viele Mandanten mit im Kern gleichem Sachverhalt gegen denselben Gegner oder aus demselben Anlass vorgehen, etwa bei Fluggastrechten oder Kapitalanlagen. Eine Gruppe ermöglicht, Musterschriftsätze, Sachstände und Termine gemeinsam zu pflegen. Jede Mandantin und jeder Mandant behält dennoch eine eigene Akte, die die eigene Bearbeitung abbildet (§ 50 Abs. 1 BRAO).
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 7 RVG – Mehrere Auftraggeber
- § 17 RVG – Verschiedene Angelegenheiten
- § 18 RVG – Besondere Angelegenheiten
- § 147 ZPO – Prozessverbindung
- § 148 ZPO – Aussetzung bei Vorgreiflichkeit
- § 43a BRAO – Grundpflichten
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.