Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Aktenführung in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise und Die Handakte nach § 50 BRAO.

Welche Angaben braucht jede Akte?

Jede Akte braucht mindestens ein eindeutiges Aktenzeichen, den Mandanten, eine Kurzbezeichnung der Sache (Rubrum), das Rechtsgebiet, die verantwortliche Anwältin oder den verantwortlichen Anwalt und das Anlagedatum. Diese Angaben machen die Akte auffindbar und ordnen sie einer Person zu, die für sie einsteht. § 50 Abs. 1 BRAO verlangt, dass die Handakte ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung gibt – das beginnt bei der Anlage.

Hinzu kommen Angaben zur Abrechnung: Gegenstandswert oder Vergütungsvereinbarung, gegebenenfalls die Rechtsschutzversicherung mit Schadennummer und Deckungsstand. Rechnen Sie nach Gegenstandswert ab, dokumentieren Sie den Hinweis nach § 49b Abs. 5 BRAO. Ein vorläufiger Gegenstandswert genügt zunächst, sollte aber als vorläufig gekennzeichnet sein.

Vor der Aktenanlage prüfen Sie die Gefahr widerstreitender Interessen (§ 43a Abs. 4 BRAO) und dokumentieren das Ergebnis. Geldwäscherechtliche Sorgfaltspflichten greifen für Rechtsanwälte nicht bei jedem Mandat, sondern nach dem in § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG beschriebenen Tätigkeitskatalog, insbesondere bei bestimmten Immobilien-, Unternehmens-, Vermögens- und Finanztransaktionen; dann sind unter anderem §§ 10 und 11 GwG zu beachten.

• Aktenzeichen und Kurzbezeichnung (Rubrum)
• Mandant mit vollständigen Stammdaten
• Rechtsgebiet und verantwortliche Sachbearbeitung
• Gegenstandswert oder Vergütungsvereinbarung
• Rechtsschutzversicherung mit Schadennummer
• Ergebnis der Kollisionsprüfung

Beteiligte und Rollen erfassen

Erfassen Sie jeden Beteiligten einmal als Datensatz und ordnen Sie ihm in der Akte eine Rolle zu: Mandant, Gegner, Bevollmächtigter der Gegenseite, Gericht, Behörde, Versicherung oder Zeuge. So bleibt nachvollziehbar, wer in welcher Funktion beteiligt ist. Dieselbe Person kann in verschiedenen Akten unterschiedliche Rollen haben – in der einen Mandant, in der anderen Gegner.

Die Beteiligtenverknüpfung ist Voraussetzung einer zuverlässigen Kollisionsprüfung. § 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO untersagt Rechtsanwälten, in derselben Rechtssache tätig zu werden, wenn sie zuvor einen anderen Mandanten im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten haben. Die Regelungen zur gemeinschaftlichen Berufsausübung und möglichen Ausnahmen nach Satz 2 ff. sind gesondert zu beachten. Fehlen Gegner oder Beteiligte beziehungsweise abweichende Schreibweisen in der Akte, kann ein Konflikt übersehen werden.

Erfassen Sie Gegner deshalb so vollständig wie möglich: vollständiger Name, bei Unternehmen Rechtsform und möglichst Registernummer, dazu die Anschrift. Bei vertretenen Personen gehört auch der Vertreter in die Akte, etwa der Geschäftsführer einer GmbH (§ 35 GmbHG) oder die Eltern eines minderjährigen Kindes (§ 1629 BGB).

Erste Fristen und Wiedervorlagen

Tragen Sie bei Aktenanlage jede bereits laufende Frist sofort in den Fristenkalender ein, zusammen mit einer Vorfrist. Typische Fristen, die schon beim ersten Kontakt laufen, sind die Widerspruchsfrist gegen einen Mahnbescheid, die Einspruchsfrist gegen ein Versäumnisurteil (§ 339 ZPO) oder die Frist für die Kündigungsschutzklage (§ 4 KSchG). Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss eine Kanzlei ihre Fristenkontrolle so organisieren, dass Fristversäumnisse verlässlich vermieden werden.

Prüfen Sie außerdem, ob Ansprüche zu verjähren drohen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Sonderverjährungsfristen gehen vor.

Wiedervorlagen sind keine Fristen, sichern aber den Bearbeitungsfluss: etwa die Kontrolle, ob Vollmacht und Unterlagen eingegangen sind, oder die Nachfrage bei der Rechtsschutzversicherung. Kennzeichnen Sie Wiedervorlagen im Kalender erkennbar anders als Fristen, damit beide nicht verwechselt werden.

1. Laufende Fristen aus den Unterlagen ermitteln
2. Frist und Vorfrist im Fristenkalender eintragen
3. Verjährung prüfen und in der Akte vermerken
4. Wiedervorlage für fehlende Vollmacht und Unterlagen setzen
5. Eintragungen durch eine zweite Person kontrollieren lassen

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 43a BRAO – Grundpflichten
• § 49b BRAO – Vergütung
• § 50 BRAO – Handakten
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• § 339 ZPO – Einspruchsfrist
• § 4 KSchG – Anrufung des Arbeitsgerichts

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.