Akten archivieren und löschen

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Aktenführung in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte und Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise.

Wann wird eine Akte abgelegt?

Eine Akte wird abgelegt, wenn der Auftrag beendet ist und nichts mehr aussteht: keine offene Frist, keine offene Rechnung, kein Fremdgeld und keine Originale des Mandanten mehr in der Akte. Halten Sie das Datum der Beendigung fest, denn davon hängt die Aufbewahrungsfrist ab (§ 50 Abs. 1 BRAO).

Ein Mandat endet etwa durch Erledigung des Auftrags oder durch Kündigung. Nach rechtskräftigem Abschluss eines Verfahrens stehen oft noch Kostenfestsetzung oder Vollstreckung aus. Legen Sie die Akte erst ab, wenn auch diese Schritte erledigt oder bewusst nicht beauftragt sind.

Eine abgelegte Akte bleibt auffindbar. Wird die Sache später wieder aufgenommen, reaktivieren Sie die bestehende Akte oder legen eine verknüpfte Folgeakte an. Kommen neue Beteiligte hinzu, prüfen Sie erneut auf widerstreitende Interessen (§ 43a Abs. 4 BRAO).

• Alle Fristen und Wiedervorlagen erledigt
• Schlussrechnung gestellt und bezahlt oder ausgebucht
• Fremdgeld vollständig ausgekehrt
• Originale an den Mandanten zurückgegeben
• Beendigungsdatum und Ablagegrund vermerkt

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die Handakte bewahren Sie sechs Jahre auf, gerechnet ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO). Für Dokumente des Mandanten kann die Pflicht früher enden, wenn er sie trotz Aufforderung nicht binnen sechs Monaten abholt (§ 50 Abs. 2 BRAO).

Daneben gelten steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen der Kanzleibuchhaltung. Nach § 147 Abs. 3 AO beträgt die Frist grundsätzlich zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die sonstigen dort genannten Unterlagen, insbesondere Handels- und Geschäftsbriefe. Für Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist. Die Fristen beginnen mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO; § 14b Abs. 1 UStG); bei steuerlich noch bedeutsamen Unterlagen kann der Fristablauf nach § 147 Abs. 3 AO hinausgeschoben sein.

Eine längere Aufbewahrung über die berufsrechtlichen sechs Jahre hinaus kommt wegen möglicher Haftungsansprüche in Betracht, muss aber sachlich und datenschutzrechtlich begründet sein. Für zivilrechtliche Schadensersatzansprüche gelten grundsätzlich die regelmäßige dreijährige Verjährung (§ 195 BGB) mit dem kenntnisabhängigen Beginn nach § 199 Abs. 1 BGB sowie die kenntnisunabhängigen Höchstfristen des § 199 Abs. 2 und 3 BGB. Welche Frist relevant ist, hängt von Art und Entstehung des möglichen Anspruchs ab. Halten Sie die Löschentscheidung im Aufbewahrungs- und Löschkonzept fest.

• Handakte: sechs Jahre nach § 50 Abs. 1 BRAO
• Kanzleibuchhaltung: grundsätzlich zehn, acht oder sechs Jahre je nach Unterlagenart (§ 147 Abs. 3 AO)
• Rechnungen: grundsätzlich acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG)
• Originale des Mandanten: zurückgeben statt aufbewahren

Löschen nach Ablauf der Fristen

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen Sie personenbezogene Daten, soweit keine andere Grundlage die weitere Speicherung trägt (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das betrifft nicht nur Mandanten, sondern auch Gegner, Zeugen und andere Beteiligte. Eine Ausnahme gilt, solange die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Planen Sie die Löschung systematisch, etwa einmal im Jahr für alle Akten, deren Frist zum Jahresende abgelaufen ist. Ein schriftliches Löschkonzept legt fest, wer prüft, wer freigibt und wie die Löschung dokumentiert wird. Das Löschprotokoll sollte keine Inhalte der gelöschten Akte mehr enthalten.

Papierakten sind unter Berücksichtigung ihrer Vertraulichkeit so zu vernichten, dass eine unbefugte Rekonstruktion praktisch ausgeschlossen ist. Nach DIN 66399 wählen Sie die Sicherheitsstufe risikobezogen anhand des Schutzbedarfs der konkreten Dokumente; eine pauschale, für alle Kanzleiunterlagen gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsstufe gibt es nicht. Bei elektronischen Akten berücksichtigen Sie Kopien in E-Mails, lokalen Ablagen und Datensicherungen. Für externe Vernichtungsdienstleister gelten gegebenenfalls § 43e BRAO und Art. 28 DSGVO.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 50 BRAO – Handakten
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
• Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.